就活お役立ち講座⑥「報連相の力を上げるために」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

就活お役立ち講座　「報連相の力を上げるために」

報告・連絡・相談は仕事を円滑に進めるために欠かせないものです。

ですが、なかなかうまくできなかったり、忘れてしまうというのが実情だと思います。

そんな人のために、今回は二つの報連相に役立つ方法を紹介します。

マイルストーン報告術

マイルストーン報告術とは、報告するタイミングをあらかじめ決めておくことです。

報告するタイミングをあらかじめ決めて伝えておくことで、上司から報告をしない人間というレッテルを貼られずにすみます。

例えば、朝上司に、

「今日はAの業務を先に行いたいので、まずそれに取り掛かります。その上で、13時にBの業務に取り掛かるのでその時に声を掛けます。

その上で15時頃に進捗確認をした上でそこで相談させてください。」

と何時頃にどういった報告・連絡・相談をするかあらかじめ決めておいて、それを上司や同僚に共有しておくのです。

もちろん、早く終わった場合に報告をしたり、予期せぬことがあったらすぐに連絡することも必要ですが、

こういった大まかな流れを先に決めて伝えておくことで信頼感が増します。

報告するタイミングをあらかじめ決めておきましょう。

目安：朝、お昼休憩に入る15分前、13時、15時、帰社時刻の30分前くらい

上記は目安ですが、このように自分で時間を設定しておくとよいです。

上司によってはもっとこまめに共有してほしかったり、時間をずらしてほしいという方もいると思います。

その時は、柔軟にずらしていきましょう。コミュニケーションを取ることが大切です。

ビジュアル活用法

ビジュアル活用法とは、説明をグラフや表、イラストを活用する方法です。

報告や連絡、特に相談では、具体的な相談の方法が求められますが、口頭ではなかなか伝わりづらい時があります。

そんなときに便利なのが、ビジュアル活用法です。

視覚を利用する説明は、視覚を利用しない説明に比べて43％説得力が上がるという報告があります。

口頭で説明するのが苦手な人は、イラストや表を作成し、説明を補足するのも有効です。

また、数値などは具体的にすることによって、相手がアドバイスしやすくなります。

ここで具体例を下記にご紹介します。

NG：今月は、昨月に比べて売上が落ちてしまったがどうしたらいいか？

良い例：今月は昨月に比べて35％売り上げが落ちてしまいました。良い対処方法などありますか。

数字を使うだけで印象が変わりますし、より具体的な話をしやすくなりますよね。

ホワイトボードや紙を使ってイラストや文書にしてから伝えるのも有効です。

まとめ

今回は報連相の力を上げるために下記の方法を紹介しました。
・マイルストーン報告術
・ビジュアル活用法

報連相は、一朝一夕にうまくなるものではないので、自分で意識をして日常で使えるところから、少しずつ実践していきましょう。