就活お役立ち講座⑱「会議の臨み方」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

会議の準備

どのような会社でも行われる会議ですが、新入社員だからと言って何もしないでいいわけではありません。

もちろん、中心的な役割を担うわけではないですが、準備や会議中に、どのように振舞うかを見られています。

まずは、準備しておくべきことを見ていきましょう。

以下の3点を準備しておく必要があります。

①どのような会議か把握する。

「会議がどのような目的で開かれて、内容はどのようなものか」「日時・場所・出席者はどういったものか」は事前に把握しておく必要があります。

目的や内容を把握しないまま会議に出席をしても、発言などはできないでしょうし、できたとしても的外れなものとなってしまいます。

また、日時や場所を把握するのはもちろんですが、出席者を確認しておくことも大切です。

出席者を確認しておくことで、会議での話の内容や方向性をある程度予想できるというメリットがあります。

②会議に必要なものを揃えておく

次に、会議に必要なものをそろえておくことです。

会議出席のメールや資料に書かれていることが多いですが、念のため先輩社員などに確認するとよいでしょう。

特別な会議でない限り、資料と筆記用具、備品などが必要なものとして挙げられます。

備品については、会議が始まってから不備に気づくといった事態にならないよう前もって確認しておきましょう。

会議室のホワイドボードやマーカー、プロジェクター、PCの備品があるか、正常に動くかなど事前に確認しておきます。

③自分の意見をまとめておく

発表の機会に備えて自分の意見をまとめておくことも大事です。

これができていないと、指名されたときや自分の番になった時に慌てておかしな発言をしてしまいます。

そのためにも、どのような話し合いがされるのか事前に把握しておいて、下調べをしておくことがポイントです。

さらに、自分で用意するものも含めて、資料には必ず目を通しておきましょう。

意見を言うに際しては、「上手いことを言おう」とするよりも、まとめたことを落ち着いて話そうとすると堂々と話せるようになっていきます。

会議中の心がけ

会議中、あなたの態度は常に見られていると思って臨みましょう。

ふと気を抜いた拍子に出てしまうしぐさなどは、人の目に入りやすいものです。

うつむきっぱなし、時計を何度も見る、窓の外を見る、紙をいじる、ペンを回すなどの行為は失礼にあたるのでしないようにしましょう。

悪いイメージを会議のような場でうえつけてしまうと、評価を変えるのが難しくなってしまいます。

そうならないためにも、会議中は集中して、議論に耳を傾けましょう。

そして、メモなどを取ることも大切です。そうした姿勢は必ず、周囲に伝わります。

また、自分が発言するときは、他の発言者の話が終わってからタイミングを見て、進行役の人に許可を得てから話しはじめます。

自分がこれから何を話すのかを明確にし、結論から先に述べることがポイントです。

そのほうが、聞き手も聞きやすくなります。

会議中に質問をする場合は、「質問をしてもよろしいでしょうか？」と自分が質問をするということを発言のはじめに伝えることも大切です。

まとめ

今回は、会議の臨み方として、準備の仕方と会議中の心がけを学んでいきました。

共通して言えるのは、傍観者やお客さんではなく、自身も積極的に参加するという当事者意識です。

メンバーの一員として、準備をして、会議中はメモをとり、意見や質問を積極的にする、そうした行動にチャレンジをしていきましょう。