2018年2月11日 / 最終更新日時 : 2018年2月9日 kitakitagawawa ブログ

リス太のビジネスマナー講座　～少々お待ちくださいって、どれくらい待てばいいの？～

前回までの内容はコチラ！

リス太のビジネスマナー講座！今週もやっていくよ！

待ってました！今日は、聞きたいことがあったんだ。

お？なになに？

この前、仕事で電話をかけたんだけど、「担当の者に代わりますので、少々お待ちください」って言われたんだ。
でも、中々担当の人が来なくって、少々お待ちくださいって、どれくらい待てばいいんだろう？って不安になっちゃったんだよ。

うーん、なるほど。よく聞く表現だけど、具体的な数字じゃないから、ちょっとわかりづらいかもしれないね。
そういうときは、場面に合わせて相手がどうしているのかを想像してみよう！

今回は、電話をかけたら「少々お待ちください」と言われたわけだよね？
そうしたら、電話の相手はこれから何をするか想像してみよう。

ええと、僕が指名した担当者を探してくれている、んだよね。
その人が席にいて、すぐに対応できるなら、すぐに交代してくれる・・・はずなんだけど。

でも、そうじゃなかったんだよね。
となると、どんなケースが予想できるかな？

うーん、その人が、他の電話の対応をしていて、もうすぐ終わりそうだった、とか？
あるいは、上司や部下と仕事の話をしていて、すぐには手を離せそうになかったとかかな？

うんうん。どちらもありそうだね。それらの場合であれば、その担当者はそこにいるわけだから、2～3分もすれば電話に出てくれる可能性が高いだろうね。

もし、それ以上待っても出てこなかったら？

その場合は、電話に出た相手が、まだその担当者を探しているはずだから、待ち続けるしかないかな。
とはいえ、この場合は電話をかけた側がお客様、という扱いになって、長く待たせるのは失礼にあたるので、1分～2分経つ頃には状況説明があるはずだよ。

なるほど！

ちなみに、電話じゃなくて訪問したときに「少々お待ちください」と言われたとしたらどうかな？

えーと、訪問相手が自分の席から訪問者がいる受付とか応接室まで移動する時間を考えると・・・少なくとも、電話の時よりは長そうだね。

もちろん、会社の大きさや構造にもよるけれど、5分～10分くらいは待つかもしれない、と思っておくといいかもしれないね。

電話で待つと言えば、もう一つ、困ったことがあったんだ。
この前電話をかけた時に、折り返し電話をくれるって言ってたんだけど、いつまで待っても来なくって
こういう時って、こっちからもう一度かけ直してもいいものなのかな？

ふむふむ。確かに、折り返しの連絡がない場合にはこちらからかけ直すことになるわけだけど、どれくらい間を開けるかは状況次第かな

状況次第っていうことは、どれくらい緊急の要件かを考えるってこと？

そうだね。折り返しの連絡がない理由としては、担当者の不在や多忙など、色々と考えられるけど、緊急の要件であれば、1時間くらい後にかけ直しても失礼にはならないよ。
そんな時は、「急ぎのため、再度お電話させていただきました」なんてふうに一言断りを入れるようにしよう。

うーん、なるほど。それじゃあ、緊急というほどではないけど、折り返しが来ない場合は？

その場合は、目安として時間帯が変わった頃がいいんじゃないかな。

と、いうことは、例えば午前中に電話をしていたら午後一番。夕方に電話していたら翌朝って感じかな？

そうそう。折り返しが来ないからと何度も電話をかけるのは避けたいから、タイミングを考えてかけるようにしよう。

担当者が会議中や外出中なので後で折り返す、なんてふうに言われたときも同じかな？

そういう状況であれば、電話の対応者に指名した相手のおおよその戻り時刻を聞いておいて、その時間にかけ直すのも手だよ。

なるほど！「会議は何時頃までのご予定でしょうか？」とか、「何時頃お戻りのご予定でしょうか？」っていう感じだね？

いい感じ！折り返しで電話をしてくれると言われた場合にも、「どのくらいでお電話をいただけますでしょうか？」なんて聞いてしまうのもOKだよ！

確かに、あらかじめ折り返しの電話があると思われる時刻を予想しておければ、かけ直すタイミングも安心して決められるね。