伝え方14 ~適切な報告のために考えること、たった1つ~
方法、ちゃんと適切に選べてる！？
リス太君、商品説明ができたよ！
どれどれ・・・ん、これじゃぁ、あまりにも業務的すぎて、お客様への提案資料にならないよ・・・
あ、そう・・・
アンケートの集計結果もまとめといたよ。
アンケートの集計結果もまとめといたよ。
ありがとう！・・・これも、集計しただけで、なんだかわかりにくいな・・・グラフとかでわかりやすくなれば・・・
作成した資料、全部ダメってこと！？
何のために資料を作るのか、伝わってなかったかな・・・
- 電球の交換って、報告書要る？
- お客様への提案資料、カラーの方がいいよね？
- 文章だけの書類ってダメなの？
メモ、電話、メール、報告書・・・やり方はたくさんあるけど、それぞれの報告の目的によって、手段も変えるべき。
目的をはきちがえてた、ってことかなぁ？
どうやったら適切に選べるの？
私たちはなぜ、「報告」という伝え方をするのでしょうか。
たとえば、お客様用のイスが破損していて、座った際にグラグラしてしまう、ということを発見した場合。
問題意識がある人は、「お客様用のイスが破損しているため、対策や新調が必要なのでは」と上司に報告するでしょう。
一方、問題意識がない人は、お客様用のイスがグラグラしていてもおかまいなしでしょう。
このように、破損しているという事実に気づき、何のために、どうするべきなのか、と考えることができるのが問題意識です。
何のために報告するのか、によって、手段が変わってくるわけです。
考えてみよう！
電球が切れた！
社内の電球が切れた！っていう場合だけど・・・
この場合、カラーの報告書、写真での説明などは不要だよね！
アンケートの集計
満足度などのアンケートの集計を頼まれた場合はどうする？
アンケート結果をわかりやすくするために、グラフとかにするかな？
いね！もし提案資料などであれば、そういった工夫は必要だよね。
トラブル対応
発送した商品に問題があって、クレームになっちゃった場合・・・
まずは上司に報告しなきゃ！
そうだね、急いで上司に報告。この場合は口頭が望ましいね。
お客様に謝罪して・・・
社内で規定があれば、原因、予防策をまとめた対応報告書を作成するよ。
お客様への提案資料
提案資料、商品やサービスをわかりやすく説明しなきゃ。
これは文章だけだとマズいよね。
イラスト、写真、グラフを使って、見栄えもよくてわかりやすい資料がいいよ。
お客さんも、どういう商品なのか、っていうのがわかりやすくなるもんね！
どうして伝えるのか＝どうして気づいたのか
どうだったかな。
伝えたい相手のことも考えなきゃいけないんだよね。
そう。
一方通行ではいけないんだ。
アンテナをきちんとはって、何を伝えるべきなのか、そして伝える理由・目的をしっかり考えよう！
一方通行ではいけないんだ。
アンテナをきちんとはって、何を伝えるべきなのか、そして伝える理由・目的をしっかり考えよう！
