就活お役立ち講座「訪問のマナー①～アポイントの取り方と面談の準備～」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

アポイントの取り方

取引先のもとへ打合せや面談などで訪問するときは、相手の貴重な時間をもらっている以上、マナーを守り意味のある時間にする必要があります。

まず、アポイントの取り方です。

①HPで場所や規模、事業内容について調べておく

アポイントを取る際は電話をかける必要がありますが、電話をかける前にホームページから場所や規模、事業内容について調べておくといいです。

そうすると、相手からの会話にスムーズに受け答えできるようになります。

また、「場所はわかりますか？」と聞かれたときに、「御社のホームページを拝見してますので大丈夫です」と答えれば、相手はこちらがしっかりと会社のことを把握していると好印象をもってもらえます。

②訪問の目的、日時、所要時間、人数、場所を確認する

そして、アポイントを取る際に必ず確認することは、訪問の目的・日時・所要時間・人数・場所です。

訪問の目的を確認するときは、あいさつなのか提案なのか等、なるべく具体的に伝えましょう。

日時の決め方のポイントは、相手の都合を優先させることです。

「～～の件でお話させていただきたいのですが、来週から月末の間で30分ほどお時間をいただけますでしょうか？」と所要時間を伝えつつ聞けば、日時が原因で断られることがなくなります。

このとき、漠然と都合のよい日時を尋ねるよりも、「来週中で」「今月中で」と期間を限定した方が相手も日時を設定しやすくなります。

そして、日時が決まったら必ず復唱します。日時の間違いは相手の信用を失う原因になるので細心の注意が必要です。

訪問する人数は、上司が同行する場合は役職も伝えておくとよいです。

どういう役職の人間が訪問するかは、相手側がどういった人で対応するかの判断材料となるためです。

訪問する場所は、会社に支店がある場合もありますので、本支店などもしっかりと確認しましょう。

③アポイントの電話後、メールでお礼と確認をする

電話でアポイントを取った後相手のメールアドレスを知っていれば、お礼と確認の意味でメールを送っておくと丁寧な対応となります。

メールを送る際は、「先ほどはお電話でありがとうございました」という一文、日時や場所、人数などの確認、「提案書をお持ちしますので、宜しくお願いします」などの目的に沿った一文を添えることがポイントです。

面談の準備

面談を有意義なものとするためには、事前の準備がポイントとなります。

まず、面談に必要な資料はしっかり読んでおきましょう。また、HPなどで把握できる情報（規模、歴史、取り扱っているもの等）は確認しておく必要があります。

加えて、プラスアルファの情報を上司や先輩に聞いておくことも大切です。

プラスアルファの情報とは、訪問先の会社と過去にどのようなやりとりがあったか、担当者の性格や好みなどです。

そういった細かい情報も、訪問して話をする際は大事な情報となります。

情報収集ができたら、忘れ物がないよう一通りチェックをして、訪問先に向かいましょう。

訪問先には、30分前、遅くとも10分前までに到着しておくと、電車の遅れなどがあっても慌てずに済みます。

早めに着いてしまった場合は、訪問先の場所を確認し、近くでお茶でも飲みながら再度資料に目を通したり、身だしなみをチェックしておきます。

そして、冬であれば建物に入る際にコートやマフラーを脱ぎ、受付には約束の5分前にはいきましょう。

このように、早めの行動を心がけると、落ち着くことができ、気持ちに余裕が生まれます。