リス太のビジネスマナー講座 ~職場で必要なコミュニケーションってどんなもの?~

前回までの内容はコチラ!

上司や同僚と円滑に仕事を進めるためにはコミュニケーションが重要・・・ってことはわかるけど、職場で必要となるコミュニケーションって具体的にはどんなものなんだろう?
職場でのコミュニケーションは、ビジネス用語や敬語を使うのはもちろんのこと、相手を理解して、報告、連絡、相談、確認、主張など、適切な言動をとることが求められるんだ。
今日は職場で必要となるコミュニケーションについて紹介するよ!

 

職場で必要となるコミュニケーション

指示されたことの理解

まずは指示されたことを理解する力だよ。
口頭での指示を理解したり、わからないことを質問することだね。
時には、曖昧な指示から相手の求めていることを察したり、言外の意味を理解しないといけないこともあるから気を付けよう!

相手に伝える

相手に伝えるスキルももちろん重要だよ。伝えないといけないことができるたびにその都度伝えるのではなくて、まとめて伝えられるように気を付けよう。
伝える時には、周囲の様子を見て伝えてよい場面かどうかも考えないといけないね。
報告や説明をする機会も多いけど、これらは与えられた時間内に簡潔に伝えられるようにしよう。
最初に、「今お時間よろしいですか?」とか、「どれくらいお時間がありますか?」なんてふうに聞いておけると良さそうだ。

報告・連絡・相談

職場では、「報告」「連絡」「相談」が適切なタイミングでできるようにしよう!
例えば・・・クレームとか?
クレームの対応は特に大事だね。上司や先輩に正確に経過や情報を引き継がないと、さらなるクレームの増大を引き起こす可能性もあるんだ。
それは責任重大だ! クレームを受けたら慌ててしまいそうだから、気を付けないと!
どんな時でも必要な情報を報告、または相談して、簡潔に伝えることを心掛けるんだ。

確認と主張

仕事は一人で進めるものではなくて、チームで進めるのが一般的・・・っていうことは、もう知っているよね。
うん。仕事を円滑に進めるためには、やっぱりチームの中でのコミュニケーションも必要だよね?
その通り。そのためには、途中段階において他のメンバーに仕事の内容や進み具合を確認して、必要があれば自分の意見を主張していくことが求められるんだ。
意見の主張かあ。何かコツはある?
5W1Hを明確に話すことで、主張の内容を理解してもらいやすくなるよ!
なるほど!やってみるよ!

相手の意見を聞く

仕事では、色々な人の意見を聞く機会があるから、複数の人の意見を聞いて、それぞれの相手の立場を理解できることも必要と言えるね。
他に、相手の意見を聞く上で気を付けることはある?
相手の意見が自分と異なっていたとしても、否定せずに受け入れることかな。
それは、自分の意見は飲みこんで相手に合わせないといけないってこと?
ううん。相手と自分で意見が食い違った時に、自分の意見を言ってはいけないっていうわけではないんだ。
でも、相手の意見を否定して、自分の意見を通そうとしてはいけないよ。しっかりと相手の意見を受け止めて考え、そちらのほうが良さそうであれば相手に合わせることも必要になるんだ。
そっか。気を付けるようにしないと!
それから、誰しも苦手な人はいるものだけど、職場では苦手な相手にも苦手な態度は見せずに、冷静に、公平に振舞うようにするのも大事なことだよ。

意見をまとめる

聞いたり、伝えたりするのとは別に必要になるのが「意見をまとめる」力だよ。
意見をまとめる?
打ち合わせや会議の場でさまざまな意見を出し合って、議論を尽くした末にその意見を取りまとめて、1つの合意された答えに導く・・・っていう感じかな?
意見を聞いたり伝えたりするのに加えて、複数人と意見を交わしたり、相手の意見を整理して要約できる力が必要なんだね。これは難しそうだ!
発達障害を持つ人の中には、1対1でのコミュニケーションは問題がなくても複数の人とコミュニケーションを取るのが難しい、という人もいるし、会議を主催する側になった時には自分と異なる意見を持つ相手の発言も整理して、公平に進行しないといけない場面もあるから、特に難しいスキルと言えるかもしれないね。
就職を目指す中で、コミュニケーションの練習はできるだけ続けていかないといけないね!

 

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