リス太のビジネスマナー講座 ~曖昧な言葉編 飲み会の幹事やってね/会議の議事録お願いね~

前回までの内容はコチラ!

祝!曖昧な言葉シリーズ第10弾~! こんなに長く続くなんて思わなかったよ!
ありがとう。でも、実は残念なお知らせがあるんだ。
えっ? 残念なお知らせ?
曖昧な言葉編は・・・今日で最後なんだ!
そんな~! 残念だけど仕方ない! 最後の言葉はなにかな?
まずはこれ! 「飲み会の幹事やってね」

飲み会の幹事やってね

幹事だね! 幹事っていうと・・・何をすればいいの!?
飲み会の取りまとめ役、っていうところかな?
一切の段取りを任せたので準備を進めてください、って意味だと捉えよう。
そ、それは大変そうだ・・・。
どんな時に任されることがあるの?
そうだね。全社員対象の納会や花見会、それに仲間同士の飲み会まで、会社ではさまざまな催しが行われるんだ。
そのうちのどこを任されるかは会社によっても違うけど、新入社員や若手のメンバーが、こういった催しの取りまとめ役として、上司や先輩に任されることがあるんだよ。
業務命令として任されることもあるって聞いたよ。うーん、いざというときのために、やれるようにしておかないと。
役目としては、開催日時の決定、会場予約、参加者の募集、会費の見積もり、会場までの引率、司会進行、余興準備、飲食店スタッフとの注文交渉、集金・会計っていうところかな?
う、やることがたくさんだ。順番にこなしていけばなんとかなるかもしれないけれど、同時に進行させないといけないこともきっとあるよね?不安だ~!
幹事役の負担が大きく、辛く感じるようであれば、上司にその旨を伝えて指示を仰いだり、複数人での分担が可能かを相談してみよう。
それにしても、なんで飲み会の幹事なんて任されるんだろう。
仕事とは関係ないじゃないか!
一見仕事とは関係ないようだけど、職場内外の人と交流を持つことは、後々の業務の調整や交渉に役立つ場合もあるんだ。
あ、確かに。 まったく知らない人よりは多少なりとも言葉を交わしたことのある人の方が話が通りやすいもんね。
縁の下の力持ちとして職場や周囲の人のためにさまざまな役割をこなしていくことも、会社に貢献する方法の一つなんだ!

会議の議事録お願いね

さあ、これが最後の言葉だよ。「会議の議事録お願いね」
会議の時、記録係として議事録を取るように、っていうことだよね?
曖昧なところなんてあるかな?
一つずつ考えていこう。まず、会社での会議っていうのはどういうものかな?
目的に応じた意見を参加者から集めて、決められた時間内で目指すべき答えを得るために討論する場・・・って感じかな?
そうだね。記録係は参加者の中から指名されて、発言や進捗の様子を活字で記録していく役割だ。
ここまではいいね?
うん。
ではここで、ポイントその①!
活動中に書き留めたメモ書きをそのまま記録として残すのではなくて、会議終了後に社内の規定の書式に則って、発言者とその内容、決定事項、残件事項や新たな課題を明記した書類にまとめ上げること!
その場で記録するだけじゃダメなの?
そうなんだ。記録というのは、その場で書けることだけ書いて終わり、というものじゃなくて、後から見返しても内容がすべてわかるようにまとめておかないといけないよ。
わかったよ。それで、そこまで終わったらどうすればいいの?
そこでポイント②だよ!
まとめ終わったら、参加者に議事録の確認・承認を得るための回覧・配布を行うんだ!
そっか。内容に誤りがないか、ちゃんと確認してもらわないといけないんだね。
その通り。指示をした人は、ここまでの一連の作業を記録係に担ってもらうつもりで、「会議の議事録お願いね」と言っているんだよ。
うーん、複数人の人がランダムに発言する中で、聞き逃さずに書き留めたりなんてできるかなあ。
それなら、ICレコーダーなどを使って音声を録音して、あとで再生してまとめることも一つの手だよ!
おお、なるほど! 音声を録音してもいいか、上司に確認しておこう!
ああ、そうだ。議事録に発言内容を記す際だけど、一言一句間違わずに書く必要はないからね!
えっ、そうなの?
議事には直接関係のない話題は記録として残さず、要点だけを取り出すようにしよう。
むう、難しそうかも。
見極めには経験が求められるから、慣れないうちは上司や指導担当の先輩にまとめ方を相談するといいよ!

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