ビジネス実務マナーチェック！…⑱
「ビジネスマナー」は、社会人が企業で働くうえで必要とされるマナーの総称。
相手に対して「不快な思いをさせない」「迷惑をかけない」ために必要不可欠なビジネスマナー。
あなたはどのくらい知っていますか？
リス太くんと一緒に「ビジネス実務マナーチェック！」で問題を解きながら、ビジネスマナーを身に着けていきましょう！
ケース① どの部署が知ってる…？
実は、係長から
「会社の新卒採用者数と、部署別の定着率を知りたいから資料を借りてきて」
とお願いされたんだけど、勢いでどこの部署へ借りに行けばいいのか聞かなかったんだ…。
Ｋ君は、係長から「会社の新卒採用数と、部署別の定着率が知りたいので資料を借りてくるように」と指示されました。
Ｋ君は、どの部署に資料を借りに行けばよいでしょうか。
次の5つの中から、適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- 庶務課
- 総務課
- 企画課
- 人事課
- 経理課
ケース② 先輩が不在の間は
いやね、ボクの指導役のＮ先輩から、
「いま忙しい時期だから仕事を教えている時間がない。とりえあず電話番でもしておいて」
って言われちゃったんだ。
でも電話番でも、って言われてもどうすればいいのか分からなくて…。
「新人が仕事を覚えるために必要だと思うこと」
を聞かせてくれないかな？
Ｋ君は、指導役のＮ先輩から「いま忙しい時期だから仕事を教えている時間がない。電話番でもしておいて」と言われました。
次は、Ｋ君が考えたことです。
中から不適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- 分からないことや聞きたいことで急がないことは、Ｎ先輩が帰社してからまとめてたずねるようにしておく。
- 席にいる先輩たちの電話応対に耳を傾けるようにして、分からないことは間を置かずに先輩たちにたずねる。
- 電話をかけてくる取引先と担当者の名前を覚えれば、取引の流れがつかめるので、受けた電話は記録しておく。
- 指導を受けなければ仕事は覚えられないので、電話対応の指導役を別につけてもらいたいと上司に頼む。
- 商品知識は仕事に不可欠だから、電話の間に勉強し、不明な点があれば席にいる先輩に教えてもらうようにする。
ケース③ 同僚との約束vs上司の指示
「18時にＢ社から注文のファックスがくるので、内容をすぐ携帯電話に知らせてもらいたい」
って指示されたんだ！
Ｓ君との約束と係長の指示…。もうどうすればいいのか分からないよ～。
じゃあどうすればいいか一緒に考えよう！
Ｋ君は今日、同期のＳ君と18時に食事をしたあと、アイドルのコンサートに行く約束をしています。
ところが、退社間際に外出中の係長から電話で「18時にＢ社から注文書のファックスが届くので内容を携帯電話に知らせてもらいたい」と指示されました。
このような場合、Ｋ君はどう対応すればよいのでしょうか。
次の5つの中から、適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- すぐにＢ社に電話して、注文書の送信を早めることはできないかたずねる。
- 係長に、Ｂ社から係長に直接連絡してもらうわけにはいかないかとたずねる。
- 同期のＳ君に軽食を買ってきてもらって、一緒に食べながらファックスを待つ。
- 同期のＳ君に、仕事のために一緒に食事できなくなったと言い、コンサート会場で待ち合わせることにしてもらう。
- 同期のＳ君に事情を話し、とりあえず18時すぎまでＳ君が所属する部署で仕事をしながら待っていてもらう。
回答・解説
「人事課」は、その会社の採用から退社までの身分に関することを扱う部署です。よって、この場合は人事課に資料を借りに行くのが適当ということになります。
新人が仕事を覚えるには先輩の指導も必要ですが、周囲から自分で学ばなければいけない事、周囲から学べる事も多いものです。先輩が留守の時は、自分で学べることを学べばよいこと。指導を受けなければ覚えられない、別に指導役をつけてもらいたいなどと言うのは、仕事に対する取り組み方や、姿勢、仕事の仕方を理解していないことになります。
A．すぐにＢ社に電話して、注文書の送信を早めることはできないかたずねる。：NG
自分のプライベートな予定を優先させるために、取引先であるB社の予定を変更させるなどは、社会人としてあってはならない行為です。S君と食事には行けなくても、コンサートには間に合うのだから、他の方法を考えて行動するべき。
B．係長に、Ｂ社から係長に直接連絡してもらうわけにはいかないかとたずねる。：NG
自分のプライベートな予定を優先させたいために、係長や取引先であるＢ社の手間を増やすなど、新人のＫ君がお願いすることではありません。また、退社間際に仕事を指示してきたということは、本日中にどうしても確認したい重要な内容だということが予想されます。S君には一緒に食事に行けない理由を説明、お詫びをし、係長の指示した仕事を終えてからコンサート会場へ向かいましょう。
C．同期のＳ君に軽食を買ってきてもらって、一緒に食べながらファックスを待つ。：NG
Ｓ君はすでに自分の所属する課の仕事が終わっているのだから、Ｋ君の仕事の都合に合わせる必要はありません。また、特に用もないのに社内ダラダラと残ることは、カラ残業を疑われることにもつながります。
D．同期のＳ君に、仕事のために一緒に食事できなくなったと言い、コンサート会場で待ち合わせることにしてもらう。：YES
コンサートには間に合いそうだが、その前の食事の約束には間に合わない、ということ。Ｋ君の部署の仕事にはＳ君は関係がないのだから、「申し訳ないが一緒に食事ができなくなった」と、理由を説明し、コンサートの会場で待ち合わせるのが適当ということになります。
E．同期のＳ君に事情を話し、とりあえず18時すぎまでＳ君が所属する部署で仕事をしながら待っていてもらう。：NG
係長が頼んだ仕事は、Ｋ君が所属する部署の仕事。Ｓ君はすでに仕事が終わっているのに、仕事をしながら待ってもらうというのは不必要な残業を相手にさせようとしていることになり、不適当と言えます。
よって、【D】が適当
