報告する目的って!? どうして報連相をするのかがわかれば仕事もスムーズに!

何のための報告なのか?

リス太君、報告があるよ!
なになに?
リス美ちゃんのお客さんが契約が決まったみたいだ! 僕たちには直接関係はないけどね!
おお、よかったね!・・・でも、僕らに関係がないのなら、なんで報告くれたのかな?
で・・・って、大切なことは伝えなきゃいけないんじゃないの?
  • せっかく報告しても、「で、それがどうしたの?」って言われた
  • 報告しなきゃいけないことはわかっていても、どうして必要なのかわからない
  • 何が報告すべきことで、何が報告不要なのかわからない
なんでも伝えればいい、ってわけじゃないよね。
僕たちとリス美ちゃんは違う部署。
報告するからには、なにか目的があるんじゃないの?

どうしてそれを「伝えなきゃ」と思ったのか

先ほどのリス太君のように「・・・で?」と問われてしまった経験はありませんか?

契約が決まったから報告をしたのに、「それで?」と言われてしまったり、

仕事が終わったから報告をしに行っても「わかりました」だけで返答されてしまったり。

そういった場合は、もしかしたら、報告する自分の”報告の目的”が明確でないことが原因と考えられます。

契約が決まった!と伝えたい場合

契約が決まったという報告をする場合は、

・次の手順の指示がほしい

・チームの目標を達成したので全体へも共有してほしい

といった目的があって、報告をしているのではないでしょうか。

仕事が終わったことを伝えたい場合

自分がまかされていた仕事が終了した、という報告は、

・仕事が終了したからチェックしてほしい

・つぎの仕事の指示がほしい

などという目的があるから、報告をするのではないでしょうか?

さっきK君は、何を伝えようとしていてくれたのかな。
うーん・・・
リス美ちゃんの仕事が決まった、とにかく伝えなきゃ、っていっぱいいっぱいだったよ・・・
伝えればいいというわけではないものね。
でも契約が決まったのなら、リス美ちゃんの上司には伝えなきゃいけないね。

会議などでも「自分の目的」は大事

今後の方針を考える会議

たとえば、会社の今後の方針を考える会議に参加する場合。

自分はなぜ参加を促されたのでしょうか。

会議を主催する担当者は、

「会社の現在の状況を、他の参加者に共有したい」

「他の参加者から部下に伝えてほしい」

といったことを考えているでしょう。

お客様からのクレームに関する会議の場合

「もし現在の進み具合でまずいことがあれば、他の参加者からアドバイスがほしい」

「今後の対応を、他部署の意見も交えたアドバイスがほしい」

などという目的が、担当者にはあるでしょう。

では、会議に呼ばれた自分の目的は?

「会社の現在の状況をしっかりつかむ」

「困っている担当者へ、自分の部署の都合も交えてアドバイスできるように」

という主催の目的を満たすことは大切ですね。

そこでさらに

「他の部署の状況も把握して、自分の部署でも共有しよう」

「自分の部署で困っていることのヒントになるかもしれない」

と言った目的を別で持っておくと、より会議にも身が入るでしょう。

なるほどね。
仕事をしていくうえで、何のためにこの仕事をしているのか、って考えるのって大事なんだね。
そう。依頼があった理由をちゃんと見つけるのも大事。さらに、自分が目的をもって仕事をしている、っていうことも必要なんだよ。
責任感とかにもつながってきそうだね。いままであまり考えていなかったけど、仕事のたびに考えてみるようにするよ。

 

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