共有していないとクレームになる！？　共有の必要性について

確認、きちんとできていますか？

• お客様対応、緊張しちゃってメモがとれない・・・
• 数のメモをとるのが苦手
• 他の人にも知らせなきゃいけないけど、メモでいいの？

数字の情報は「正確さ」が必須！

もしも先ほどの「18日までに、ペン5本セットを10個、インク10本セットを100個、コピー用紙も100部」がお客様からの依頼だった場合。

数や期日を間違えてしまうと、クレームになってしまいますね。

会社としても信頼を失ってしまうので、クレームは避けたいもの。

期日、時間、何を何個、といった具体的な数のあるものは、相手に依頼されたら必ず確認を行いましょう。

どうやったら正確さをキープできる？

電話や口頭での指示だった場合、必ずメモをとるようにしましょう。

メモをとったうえで、最後に内容を復唱し、相手に確認をするようにします。

日時、個数、連絡先といった数字のものはとくに控えと、相手への確認が必要です。

したがって、電話を受けるとき、指示を受けるときはメモ用紙の用意が必須。

しかし、電話が鳴ってからメモの用意をしても遅いことがほとんどです。

いつ声をかけられてもすぐ手にできるよう、いつ電話が鳴ってもメモができるよう、手元にメモ用紙とペンを用意しておきましょう。

すぐメモがとれれば、突然の依頼・注文でも焦らず、正確に対応できるでしょう。

自分だけが知っていても意味がない！

先ほどの例であれば、①注文を受けた自分が数を正確に把握し、②担当者へ共有する、という流れが必要ですね。

ほかにも、社内マニュアル、社員のスケジュール、顧客情報といったものも、時と場合に応じて共有が必要になります。

マニュアルがあっても、担当者が読み込んでいなければ意味がありません。

各社員の出張・営業・会議などの予定も、他のメンバーが把握していないと、予定がかぶってしまって、相手に迷惑をかけてしまうことも。

自分だけが知っていても意味がない、他のメンバーにも知らせなくてはいけないことは、「共有」を行います。

メールや口頭で直接伝える方法もあれば、朝礼・終礼などで伝えることもできますし、秘書・アシスタントが各社員へ通知することもあるでしょう。

どの方法であっても、必要になったときにはみんなが知っているように、前もって・早めに、かつ正確に伝えられるよう日々考えなくてはいけません。

さらに、数値などであれば、メモやカレンダーなどで確実に伝える必要があります。

ホワイトボード、カレンダーといった手段のほか、状況に応じて方法も変える・追加する必要もあるでしょう。