相手に伝わったと確認するまでが仕事！　情報共有のポイント

なんでFAXしたあとに電話するの！？

 

～～～1週間後～～～

 

• メールを送ったら、返事を待てばいいだけでしょ？
• FAX、メールって送ったあとに電話しなきゃいけないの！？
• 返事がないと不安になる！　催促してもいい？

返事がないと不安になる

「お返事お待ちしております」

「良いお返事を心待ちにしております」

メールや手紙等をこういった文章で結ぶことがありますね。

プライベートでも、「○日って空いてる？　お返事待ってるね！」といった文章を見たことがあるのではないでしょうか。

しかし、返事をするかどうか、そして返答内容は相手次第です。

返事がないことも用意に考えられますし、返答内容はノーであるかもしれません。

さらに返事が遅いと、「もしかしたらダメかも？」と考えてしまうことも。

「待っています」と送っただけでは、いささか不安ではありませんか？

ちゃんと届いているか不安になる

お客様に品物を送ったけど、連絡がない・・・

契約書を郵送して1週間経つけど、相手から何も連絡がない・・・

品物でも情報でも、「送った」だけでは「届いた」と限りません。

きちんと届いているか不安になりませんか？

届いたら、そのことだけでもいいので一報ほしいところですが、相手の時間も限られていますね。

FAX、メール、手紙、どれも送っただけでは「伝えた」とは言えません。

相手に届いたことを確認して初めて「連絡した」「伝えた」と言えるのです。

逆に、相手からFAXやメール、手紙が届いたら、届きましたという内容をひとこと、返信でも電話でも伝えるべき、ということでもあります。

連絡をしたときの「できる人」対応

メールを送ったあとに電話、FAXを送ったあとに電話・・・

メールやFAXはいつでも確認できるのに、なぜわざわざ電話までするの？

と思うでしょう。

しかし契約書などでは「送った」「伝えた」を確認しないといけません。

事務所には、毎日たくさんの郵便物、メールが届きます。

ほかの郵便物といっしょに破棄されてしまっては困るので、「郵送したので確認してくださいね」と伝える必要があるのです。

大切なことは電話で確認する

契約書や急ぎの注文など、とりわけ重要なもの、緊急の場合は、メール・郵送・FAXのあとに、電話で確認を行います。

メール・FAXであればすぐに届きますがが、郵送の場合もひとこと伝えておくとよいでしょう。

さらに、はじめから電話でやりとりしていた場合でも、「内容の確認です」とメール、FAXで確認を行うとよいですね。

とくに数量はミスが多いところです。

日時、個数、場所などの大切な情報は、メールや書面で共有したほうがよいでしょう。