就活お役立ち講座⑤「報連相の種類とポイント」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

就活お役立ち講座　「報連相について」

就職に必須のスキルとされる報連相ですが、具体的にどういったことを指すのでしょうか？

報連相とは、報告・連絡・相談のことです。報告・連絡・相談がないと、情報の共有もされず業務の改善もなされないまま進んでしまいます。

そうならないために、つまり会社が持つ力を最大限に引き出すためにも報連相が求められてきます。

今回は、報連相の種類とそれぞれについてポイントを紹介していきます。

報告

上司から指示されたことに対し、その経過や結果を告げることです。

報告の基本は、次の３つです。「中間報告」「トラブル報告」「結果報告」

１）「中間報告」

まずは、中長期の仕事を受けた時に、経過や結果などの進行状況を伝えることを中間報告といいます。

例としては、「～の途中経過を報告します」などが挙げられます。

ポイント：
・定期的に行うこと（できれば報告のタイミングを決めておく）
・指示された仕事が予定通り進んでいるのか、遅れているのかなど本来の予定や目標に対してどのような状況にあるのか報告する
　　　　　　
２）「トラブル報告」

次に、顧客の苦情やトラブルが発生したときに、その状況を伝えることをトラブル報告といいます。

例としては、「～で不具合が生じました。いかがいたしましょうか？」などです。

ポイント：
・「何が起こっているか」という事実をできるだけ早く伝えて、「いかに対処すべきか」上司の指示を仰ぐ

３）「結果報告」
指示された仕事を終えた時点で、その概要を報告することを結果報告といいます。

例としては、「～について、終わりましたので報告します」が挙げられます。

ポイント：
・指示された作業が完了しても、仕事を終えたことにはならないので必ず報告をすること

連絡

連絡とは、仕事上の事柄について、その事実や簡単な情報などをそのまま関係者に伝えることです。

　「上司と部下」という縦方向のコミュニケーションが基本だった「報告」とは異なり、「連絡」には同僚や他部門、顧客といった横方向のコミュニケーションが加わります。

例としては、「A商品について、B社への出荷をお願いします」や「～～の件、明日の15時からC会議室で打ち合わせをします」などが挙げられます。

ポイント：
・事実のみを伝えること（予測を含めない、誤りのない正しい情報）
・具体的な言葉で伝えること（NG：「例の件ですが、」）
・原則、なるべく早く行う

相談

相談とは、自分自身がある事柄についてどうすべきか判断に迷ったとき、上司や先輩に参考意見やヒント、アドバイスをもらうことです。

相談は、上司や先輩の知恵を借りることであり、積極的に相談する社員は上司や先輩に信頼されます。

例としては、「A社への営業の件ですが、B商品のサンプルと概要の資料を持って伺おうと思います。それ以外で何か注意すべき点はありますか。ご意見をお聞かせください。」や 「指示頂いたC社への見積作成ですが、このようなレイアウトで宜しいでしょうか。」が挙げられます。

ポイント：
・公私混同しないこと（あくまで仕事上の相談にする）
・自分なりの考えを持って、相談にのぞむこと（「こう思うのですがいかがでしょう」という形で聞くと、考えや意見が掘り下げられる）※但し、意見がないからと言って相談しないのはNG
・相手が時間的、精神的に余裕があるときに相談をする
→「今、よろしいですか？」と聞くことを習慣づけていきましょう。

まとめ

報連相と言っても、「報告」「連絡」「相談」でこのような違いがあります。

自分が今何をしているのかを意識して、それぞれのポイントを頭に入れておくとより良くなっていきます。

一気には難しいと思いますので、自分が足りていないと感じる点や取り入れられそうだなと思う点を少しずつしていきましょう！