就活お役立ち講座⑩「来客対応について」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

来客対応について

新しく入った社員でも、会社にいらっしゃった方を見かけたら、率先して応対する必要があります。

そして、応対された人はあなたをと教えて会社を評価します。そのため、自分が会社を代表しているという意識を持って行わなければなりません。

また、きちんとした来客対応ができないと社内の信頼も落としてしまいます。

自分のためにも、会社のためにも正しい来客対応を身に付けましょう。

来客対応の流れとポイント

来客対応には以下4つの流れがあります。

①挨拶

まず、来客に気づいたら「いらっしゃいませ」とすぐに応対します。

訪問を事前に知っていた場合は「お待ちしておりました」と伝えます。

この時のポイントは、笑顔で丁寧に挨拶をすることです。

最初の印象はとても大事なので爽やかな印象を与えるように心がけましょう。

②確認

次に、社名・名前・面会希望者・アポイントの有無を確認します。

「恐れ入りますが、会社名とお名前を教えていただけますでしょうか？」「失礼ですが、お約束をいただいておりますでしょうか？」といった丁寧な文言を使いましょう。

取り次ぎに必要な項目を確認したら、「ただいま確認して参りますので、少々お待ちくださいませ」と言って担当者のもとへ向かいます。

アポイントが無い場合は、セールス目的の訪問の場合もあるので、「恐れ入りますが、ご用件をお聞かせいただけますでしょうか？」と尋ねてみましょう。

確認の際のポイントは、社名や名前などは必ず復唱することです。

会社名や名前を間違えることは大変失礼なことですし、取り次ぐ際の混乱にもつながってしまいかねません。

③連絡

担当者に「〇〇社の△△様がお越しになりました」と連絡します。

担当者が急ぎの用件ですぐに出られないときは、「申し訳ございません。あいにく会議（電話）が長引いております。もう少々お待ちください」と伝えます。

また、担当者が不在の場合は、「申し訳ございません。ただいま〇〇は外出しており、〇時頃に戻る予定です」と伝え、次のように言い添えると丁寧です。

「〇〇のご用件で、お見えになったことを申し伝えます」

担当者への取り次ぎはなるべくスムーズに行って、訪問者を待たせないようにすることが大事です。

④案内

担当者の指示に従い、応接室やミーティングルームなどに案内します。

お客様を案内することになったら、「〇〇様、お待たせいたしました」と言って、「それでは応接室にご案内いたします」と行き先を伝えます。

そして、「どうぞ、こちらでございます」と方向を手で示し、お客様の2,3歩前を歩きながら案内をします。

案内をする際は、お客様に背を見せず斜め前を歩きます。背中を見せて歩くと、お客様の視界を遮る上に、不愛想な印象も与えてしまいます。

応接室の前へ着いたら、「こちらでございます」と部屋を示します。

お客様を部屋へとおしたら、「あちらの椅子にお掛けになってお待ちいただけますか？」と上座をすすめます。

お客様が着席したら、「まもなく△△がまいりますので、少々お待ちくださいませ」といってお辞儀をして、ドアの前で「失礼いたします」と言って再度お辞儀をして部屋方退出します。

まとめ

今回は、来客対応の流れとポイントを見ていきました。

セリフや気を付けることが多くて混乱してしまいがちですが、やることを整理して笑顔で元気よく、そして実践を通して慣れていきましょう！