就活お役立ち講座㉖「社外へのメールと返信方法」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

社外へのメール

今回は社外へメールを送る場合についてみていきます。

まず、社外の人へのメールでは、「いつもお世話になっております」というあいさつから始めるのが一般的となります。

その次に、内容に入っていきます。

メールに添付ファイルなどをつける場合は、「○○を添付にてお送りいたします」というように何を添付したのかを明記するのが原則です。

加えて、「なお、ご不明な点がありましたら、遠慮なく問い合わせいただければと存じます」の一言を添えると丁寧になります。

相手に何かお願いをする場合は、お願いの内容を明確に記載し、「～～いただけますでしょうか」という表現を使います。

たとえば、何かの提出をお願いするならば、「いつまでに」「誰に」提出してほしいのかを記載しましょう。

最後に、メールは文字だけのやりとりになるので、本当に重要なことは電話で伝えることが大切ということも覚えておきましょう。

メールの返信方法

次に、相手からメールがきて返信をする場合についてみていきます。

返信メールの件名は「Re：○○」で、送信されたメールをそのまま残しておいて問題ありません。

残しておくことで、これまでのやりとりが一覧できるようになるからです。

また、返信は速やかにするのがマナーとなります。

すぐに答えられない場合は、「○○の件に関しましては、△日の午前中までにご連絡いたします」というように、いつまでに返事をするのかを伝えましょう。

出張中やお休みのために返信が遅れた場合は、「○○のため、返信が遅れて申し訳ございません」と素直に謝罪することが大事です。

逆に、なかなか返信がこない場合は、送ったメールを相手に転送して、

「〇日の△時に以下のようなメールを送りましたが、届いておりますでしょうか。何らかの不具合で、お手元に届いていなければ、下記の内容をご確認の上、恐れ入りますがご返信いただけますでしょうか？」という丁寧な聞き方をします。

このような聞き方をすることで、相手の気分を害することなく、スマートに相手の返信を促すことができます。