ビジネス実務マナーチェック！…⑤
「ビジネスマナー」は、社会人が企業で働くうえで必要とされるマナーの総称。
相手に対して「不快な思いをさせない」「迷惑をかけない」ために必要不可欠なビジネスマナー。
あなたはどのくらい知っていますか？
リス太君と一緒に「ビジネス実務マナーチェック！」で問題を解きながら、ビジネスマナーを身に着けていきましょう！
ケース① 異動した上司
さっき、本社へ異動したＳ係長あてに電話がかかってきたんだ。
「Ｓ係長に仕事のことで確認したいことがある」
という用件だったんだけど、
「Ｓは本社へ異動しました」
と言った次になんて言えばよかったかなぁ。
Ｋ君が電話を取ると、先月本社へ異動になったＳ係長あてで「仕事のことで確認したいことがある」という内容でした。
Ｓ係長の後任はＹ係長です。
Ｋ君は、「Ｓ（係長）は本社へ異動になった」と伝えたあと、どのように言えばよいでしょうか。
次の5つの中から、適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- 「本社の電話番号をお教えしましょうか」
- 「よろしければ、わたくし（Ｋ）がご用件を承りましょうか」
- 「Ｓ（係長）から異動のあいさつはなかったでしょうか」
- 「後任のＹ（係長）に代わりましょうか」
- 「わたくし（Ｋ）が連絡を取ってY（係長）から電話させましょうか」
ケース① 会社概要
赤い文字で書かれていることが多いんだね。
じゃあ朱書きについて問題を出してみるよ！
次の「 」は、郵便の封筒の表面に書いて注意をうながす言葉（朱書き）です。
次の5つの中から、不適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- 封筒を折られて困るときは「二つ折り厳禁」
- 返事をもらいたい文書のときは「要返却」
- 封筒の中に請求書を入れたときは「請求書在中」
- 受取人本人に直接開封してほしいときは「親展」
- 受け取ったらすぐ開封してほしいときは「至急」
回答・解説
A．「本社の電話番号をお教えしましょうか」：NG
相手に本社の電話番号を教えて、再度電話させるという「ひと手間」を相手にかけてしまうのはマナー違反。
B．「よろしければ、わたくし（K）がご用件を承りましょうか」：NG
相手は仕事の件で電話してきた。新人であるK君には分からない話かもしれず、また、K君が伝えた内容に過不足が生じる可能性もある。この場合は、後任であるY係長に直接電話をつなぐのが正しい対応。よってBはNG。
C．「S（係長）から異動のあいさつはなかったでしょうか」：NG
S係長から異動のあいさつがなかったから、相手はK君の部署に電話をかけてきたのである。そのことを改めて聞いても意味がない。よってCはNG。
D．「後任のY（係長）に代わりましょうか」：YES
S係長は異動したのだから、仕事は後任のY係長に引き継がれているはず。仕事のことで聞きたいということであれば「（後任の）Yに代わりましょうか」というのが適当ということになる。
E「わたくし（K）が連絡を取ってS（係長）から電話させましょうか」：NG
S係長はすでに本社へ異動し、異動先の部署の仕事をしている。以前いた部署の仕事のことで時間をとらせてしまうのは配慮に欠ける行為。また、電話をかけてきた取引先の方を待たせてしまうことになる。よってEはNG。
よって、【D】が正しい対応。
「要返却」は、物や書類を返してもらいたい、という意味。返事をもらいたいときに使う言葉ではないので不適当。
ちなみに、こちらから送った書類などに記入や捺印して返してほしいときは、切手を貼った返信用封筒を同封するのがマナー。
その他の朱書きとして「履歴書在中」「申込書類在中」「応募書類在中」「重要書類在中」など。
よって、不適当なのは【B】。
