新聞読解「ユニ・チャーム　愛犬用高級冷食」/PC講座「ビジネス文書とは④ 社外文書」

新聞読解「ユニ・チャーム　愛犬用高級冷食」

以下、記事の要約です。

ユニ・チャームは9月、冷凍のドックフード事業に参入する。

従来製品と比べて約3倍高く、素材の風味や味わいを残したのが特徴。

ペットを家族とみなし、人が食べるのと同じ品質や健康にこだわる飼い主が増えている。

今後はペット食品の品質の高さや食事の体験の価値が競争の焦点となりそうですね！

PC講座「ビジネス文書とは④ 社外文書」

PC講座では各自の進度に合わせて学習をすることができます。

パソコン初心者の方は画面の見方、マウスの使い方、タイピングといった基本操作を学習。

慣れてきた方や経験者の方は、様々なソフトを使って実践問題。

自分のペースで慣れていきながら、確実にスキルを身に着けていくことができます。

今週は、「社外文書」について詳しく見ていきます。

PC講座「ビジネス文書とは④ 社外文書」

１．社外文書の概要

社外文書とは、その名の通り取引先やお客様、得意先など、自社以外へ向けた文書のことです。

取引を円滑に行ったり、取引先との関係を良好に保つ上で重要な文書です。

会社間で取り交わされる改まった文書なので、尊敬語や謙譲語、言葉使いや表現、挨拶の文言などは、より丁寧に書く必要があります。

礼儀を欠いた表現や言葉があると、書いたその人個人ではなく、所属している会社全体の姿勢と資質が問われることになります。

社内文書では、簡潔で明確に伝えることが求められますが、社外文書は、内容の正確さや分かりやすさはもちろんのこと、礼節を重んじることが重要になります。

２．社内文書の役割

① 正確に伝えられる

電話や口頭のみでの情報伝達では、聞き間違いなどで誤解が生じてしまう場合がありますが、文書であれば、誤解やミスをなくせるため、正確な情報を多くの人に伝えられます。

また、多くの人が同じ認識をもっていれば、効率よく仕事を進められます。

② 読み手に好感を与える

社外文書は、時候のあいさつや頭語・結語など、ある程度形式が決まっています。

そのため、失礼な文書を作って失敗する心配があまりありません。

また、適切な言葉づかいをするだけではなく、「連絡が遅くなり、申し訳ありません」など一言添えれば、より相手に気持ちが伝わります。

丁寧な文章で相手に好感を与えることができれば、商談などもスムーズに進みます。

③ 証拠になる

文字としての情報は、信頼できる証拠として活用できます。

口頭のみの情報伝達では、時間の経過とともに内容が曖昧になります。

特に複雑な内容の商談や、お互いの契約内容の認識が異なっている場合などでは、証拠となるものがないと、のちのちトラブルが発生する可能性もあります。

ドキュメントとしての文書があれば、時間が経過しても正確な内容をいつでも確認でき、トラブルを回避できます。

３．社内文書の種類

社外文書には大きく分けて「取引に関する文書」と「案内・通知に関する文書」の2種類あります。

各文書によって細かな言い回しは変わってきますが、相手を尊重し礼儀を大切にするのはどの文書も同じです。

① 取引に関する文書

社外文書の中でも、直接取引に関係するものは特に重要です。

取引先などに通知や依頼をする文書になるため、作成や取扱いは慎重に行います。

また、これらの文書の書き方には厳格な決まりがないので、職場で使用しているテンプレートに沿って作成しましょう。

② 案内・通知に関する文書

直接取り引きには関係ありませんが、社外の取引先などに対して、何かしらの案内や通知を行う場合に用いられます。

これらの文書は、社交的な意味合いもあるので、頭語・結語、時候のあいさつは入れるのが基本です。

４．社外文書を書く時のポイント

① 社名は正式名称で書く

「（株）〇〇」ではなく、「株式会社〇〇」と表示する。

② 社内文書以上に慎重な配慮を

誤字・脱字、敬語の使い方、文章表現に気を配る。

③ 相手を尊重し、礼儀を重んじる

催促状や抗議文でも、敬意を評した文章表現が求められる。

④ 敬体文（です・ます体）を使用する

社外文書なので、もちろん敬体で文を書く。

⑤ 数字やデータは正確に書く

数字やデータは間違えると、相手に迷惑をかけることになる。事前に確認して、正確に書くよう心がける。

５．社外文書の基本的構成

① 文書番号と発行年月日

右最上部に文書番頭と文書の発信日を記載。文書番号を記載しない企業もあるため、職場のフォーマットに従う。

② 受信者（宛名）

文書を送る相手を左揃えで記載。相手が複数の場合は「○○各位」。組織に宛てる場合は「御中」。個人に宛てる（組織名＋役職＋）氏名＋様。

③ 発信者

文書を発信する人の部署名と氏名を右揃えで記載。一般的に発信者は受信者と対等な立場の人にする。組織名、役職、氏名どれも略さず必要なら印鑑。

④ 件名

文書の件名を中央揃えにして記載。フォントを大きくしたり太字にしたり。件名だけで文書の趣旨が伝わるよう簡潔に。

⑤ 前文

【1】頭語（拝啓、拝復、前略）。【2】時候の挨拶。【3】相手の発展を喜ぶ言葉。【4】日頃の感謝の言葉。の順に。

⑥ 主文

「さて」「早速ですが」などの定型的な接続詞が使われることが多い。敬語を使い丁寧な表現で。

⑦ 結語

頭語（拝啓など）に合った結語を記載。「拝啓、拝復」なら「敬具」。「前略」なら「早々」など。

⑧ 記書き

複数の内容を伝えたい場合には、本文の下に「記」としるし、内容を箇条書きで記載。

⑨ 記書きの結語

内容に続きがないことを示す「以上」を記載。

⑩ 担当者名

発信者とは別に担当者がいる場合は、担当者の所属・名字・電話番号などを記載。

６．Wordの便利機能を使う

Wordには、社外文書を作成するための便利機能があります！

 ① Wordを起動して「白紙の文書」をクリック。

 ②  「挿入」タブ → ツールバー「テキスト」内 → あいさつ文 → あいさつ文の挿入 をクリック。

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