リス太のビジネスマナー講座　－会議・打ち合わせの準備をしよう！－

前回までの内容はコチラ！

 

リス太：K君は会議に参加したことある？

K君：まだだよ～。入社してそんな早く会議に参加することってあんまりないんじゃない？

リス太：そうだね。でも準備の手伝いなどは頼まれるときがあると思うから、ある程度流れをつかんでおいたほうがいいと思うんだ。ということで、今日は会議について勉強していこう～！

ｋ君：そうだね。いずれ僕もえらくなって主催者になるわけだし！

 

会議を主催する担当者の準備

１　開催日時を決定する

開催日時を決定したら、出席者全員の都合を確認して、大体の参加予定人数を把握しておこう！

 

２　会議室の予約をする

人数にあう会議室を予約します。会議が長引くことも考えられるので、予定時間よりも長めに予約しよう！

 

３　資料の作成

関係者と十分に打ち合わせをして作ろう。上司から指示を受けた場合は、どんな資料にするべきかしっかり聞いてから資料作成に取り組もう！完成したら上司に確認を取って、OKがでて初めて出席者に配ることができるよ。

 

４　資料に目を通しておく

事前に配布された資料に目を通して、どんな流れなのか、それと問題点などを洗い出しておこう。会議にはたくさんの人が参加するわけだし、要点を押さえて、簡潔に発言できるといいね。

 

５　当日の準備

資料は出席者の分より多めに用意しておこう。それに、機材など必要なものがある場合は準備を忘れずに！

 

６　座席

会議室の配置や参加人数によって変わってくるけど、基本的には議長に対して、近いほうから役職の高い人が座っていくことが多いよ。

対面型

コの字型

円型

７　議事録作成

会議の議事録作成を命じられた場合は、会議の内容を正確に記録しよう。メモをとるのがニガテ・・・という人はICレコーダーで録音してもOKだよ。会議が終わってから、社内のフォーマットに議事録を作成しよう。できたものは出席者に送付して間違っているところや修正箇所がないか確認を取ろう。特に修正がなければ正式な議事録として保管するよ。

 

これで一連の流れはおしまい！

K君：会議ってこんなに大変なんだね！でもこれが完璧にできるようになったらかっこいいなあ・・・！

リス太：あとは会議の主な役職について紹介するね。役割を与えられた場合、それぞれに合わせて準備が必要になるよ。

 

役職について

議長

議長っていうのは会議の進行役のことだね。会議のおおよその流れは、

開会→趣旨の説明→発表者のプレゼン→質疑応答→まとめ→次回開催日の決定→閉会

こんな感じかな。

議長は簡潔に趣旨を説明したり、まとめたり、リードして進めていかないとだね。スムーズに会議を進めるためにも発表者との事前打ち合わせが必要になるね。

 

発表者

当日の資料の作成や、準備が必要だよ。また、議長と事前に打ち合わせをして議題を明確にしておこうね。

 

書記

議会の内容を正確に記録して、会議後、議事録にまとめよう。