リス太のビジネスマナー講座 -ビジネスメール応用編-

前回までの内容はコチラ!

 

ビジネスメールのマナー ~応用編~

メールの決まり文句

K君:前回教えてもらったから、ビジネスメールの書き方はもう完璧!じゃんじゃん送るぞ~!

リス太:う~ん、なんだかまだ心配だなあ・・・。K君、メールの決まり文句は使ってる?

K君:決まり文句?

リス太:メールは手軽に送ることができるけど、本質的には手紙と一緒なんだ。

手紙には、最初の言葉と結びの言葉があるよね?

K君:うん、拝啓に続いて季節に合わせて挨拶したり、健康を祈って締めたりすることだよね。

リス太:ビジネスメールで時候の挨拶まですることはあまりないけれど、書き出しや結びは忘れないようにする必要があるよ。

書き出しは「いつもお世話になっております」、結びは「よろしくお願いいたします」、となることが多いかな。

K君:相手や状況に合わせて、最適な書き出しや結びを考えないといけないね。

クッション言葉を有効に使おう

K君:よし、あとは最後の1文だ。「資料を一部送っていただけますか? よろしくお願いいたします」っと。できた!

リス太:ちょっと待って! そのままだと、相手に冷たい印象を与えてしまうかも・・・。

K君:ええっ!? 僕、全然そんなつもりないのに!

リス太:メールは、表情や声で感情を伝えることができないから、自分にそんなつもりがなくても、伝えたいことをストレートに書くとマイナスな印象を持たれてしまう危険性があるんだ。

K君:どうにかして、もっと柔らかい表現にしなくっちゃ! でも、どうすればいいかな?

リス太:そんな時は、クッション言葉を使おう! 今の例でいえば、「お手数をおかけしますが、資料を一部送っていただけますか?」って書き方にするだけで、感じ方は違ってくるよ。

K君:本当だ! 元よりも柔らかい印象になったね。

リス太:クッション言葉には、他にもこんなものがあるから、うまく使い分けてね!

・お忙しいところ恐縮ですが
・差し支えなければ
・よろしければ
・あいにくですが
・誠に申し上げにくいのですが

アドレス間違いに要注意!

K君:今度こそメール完成! いざ送信っと・・・あれ? 送れなかったって返って来ちゃった

リス太:メールアドレスの間違いはない? スペルをもう一度確認しよう!

K君:前回、スペル間違いが情報漏洩に繋がるって聞いたからしっかり確認したんだけど・・・うん、やっぱり大丈夫みたい

リス太:そうしたら、通信状況に不具合があるか、あるいは相手のメールアドレスが変更されているのかもしれないね。

自分で調べてわからないようであれば、上司に相談しよう。

ちなみに、今回は大丈夫みたいだけど、万が一間違えて別のアドレスにメールを送ってしまった場合も、すぐに上司に報告することを忘れずに!

 

メールの機能を使いこなそう

アドレス帳を活用しよう

リス太:普段携帯電話やスマートフォンでメールをする時には、アドレス帳を使っているよね?

K君:うん。よくメールする友達のアドレスを毎回打ち直さないといけないのは大変だもんね。

リス太:ビジネスメールもそこは同じ! よくメールする相手は忘れずにアドレス帳に登録しておこう。

毎回アドレスを打ち込むと、スペルミスが発生する可能性があるから、その危険性を減らすことにもなるよ!

“CC”と”BCC”を使い分けよう!

K君:今度のメールは、お客様に送ると同時に上司のアドレスにも送信してほしいって言われたんだ。こんなときは、CCを使えば一緒に送れるんだよね?

リス太:お客様は、そのメールがK君の上司にも送られるってことを知っているの?

K君:ううん。記録として残しておきたいんだって

リス太:それなら、CCじゃなくてBCCを使うべきだよ!

K君:BCC? CCと何が違うの?

リス太:CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略なんだけど、BCCは「ブラインド」という通り、送った相手に他の人にもメールが送られているってことがわからないんだ。

K君:CCだと、宛先に入れた人以外にもメールが送られてるってわかっちゃうんだね

リス太:そうそう、個人宛のはずのメールが、他の人にも送られてるってわかったら、あまり良い気分がしないでしょ?

それに、CCに入れたメールアドレスは、送られた全員が確認できてしまうから、個人情報の流出に繋がる恐れもあるんだ。

K君:お互いのアドレスを知らない人たちに一斉送信する場合や、他の人にも送っていると知られたくない時にはBCCを使わないといけないんだね。

じゃあ、CCはどんな時に使うの?

リス太:CCは、お互いにアドレスを知っている人同士の時に、宛先の人に送ったメールを共有したいときに使うんだ。

例えば、社内の誰かにメールを送る時に一緒に上司にも報告したいときや、同じ内容を複数人に報告したことを相手に知っていて欲しいときなどだね。

K君:う~ん、だんだんこんがらがってきちゃった・・・。

リス太:CCとBCC、どちらで送るべきか判断に迷ったら、周囲に確認を取ろう。

署名を自動で挿入する

K君:前回、メールの最後には署名を入れるって聞いたけど、毎回打つのは結構大変だなぁ・・・。

リス太:そんな時は、署名の自動貼り付け機能を使おう。

K君:そんなものがあるの?

リス太:うん。大体のメールソフトやWebメールサービスには、事前に決めておいた署名を自動的にメールの最後に入れてくれる機能があるんだ。

設定のしかたはソフトやサービスによって違うけど、忘れずに設定しておくといいよ。

K君:よーし、さっそくやってみようっと!

リス太:ただし、異動や移転があった時には必ず署名の内容を変更することを忘れないでね!