2018年2月4日 / 最終更新日時 : 2018年2月2日 kitakitagawawa ブログ

リス太のビジネスマナー講座　～上司に声をかけるタイミングが掴めないときは～

前回までの内容はコチラ！

先週、業務の途中に休憩を取るためには上司と相談すること・・・なんて風に言ったけど、ちゃんと相談できた？

それが、相談のために声をかけるタイミングがなかなかつかめなくて、まだできていないんだよ。

そっか。確かに、いつも忙しそうな上司に、いつ声をかければいいのかって、すごく難しいよね。
それじゃあ今日は、上司に相談するために声をかけたいときはどうすればいいかについてやっていこう！

ほんと！？ありがとう！それじゃあ今日も、よろしくお願いします！

まず、上司の側に立って考えてみようか。
忙しい中で部下に「ちょっといいですか？」なんていう風に相談を持ち掛けられたとして、どれくらいの時間相談に乗るかな？

うーん、そうだなあ。この場合だったら、5分とかそれくらいかな？
忙しいときに急に声をかけられて、長い時間が必要な相談が始まったら困っちゃうもんね。

そうだよね。だから、今回の休憩の件みたいに、じっくり時間をかけて相談したい場合には、事前に上司のスケジュールを確認しておいて、時間予約をしておくのがマナーだよ。

そうか。時間があるタイミングを考えて、その時間に相談したいことがあるっていうことを先に伝えておくんだね。

ただし、至急の要件であれば、今すぐ確認する必要があることを上司に説明して、その場で判断を仰ぐ必要があるから注意してね！

うーん、でも、時間があるタイミングって言っても、どんな時に相談すればいいんだろう？

例を挙げれば、多忙な上司に相談で声をかける時に避けたほうがいいのは、こんな時だよ。

これ以外のタイミングであれば大丈夫っていうわけではないから、ちゃんと確認しておこう！

自信がないから、職場の先輩にも話しかけていいタイミングを聞いてみようかな。

あと、気を付けないといけないことは、要点を絞って相談することだよ。
時間を取ってもらっていたとしても、自分の想いだけを長々と伝えてしまうことは避けて、事前に伝えることを整理しておこう！

もう一つ聞きたいんだけど、実は、僕がなかなか上司に声をかけられないのは、以前に「忙しいから後にして」って言われちゃったときに、どうすればいいかわからなかったからなんだ。
もし、またこんなふうに言われてしまったら、どうすればいいかな？

そんな時は、質問内容の緊急度や重要度などを考慮して、聞き直すタイミングを判断しよう！

なるほど・・・。緊急度や重要度が高いのは、どんな内容のとき？

緊急度と重要度が一番高いのは、お客様からのクレーム対応の時だよ！

そうか。お客様からのクレームは、誠心誠意の気持ちで一刻も早く解決しなきゃいけないもんね。

その通り！申し出の内容と状況を報告して、対応策の指示を仰ごう。

ふむふむ・・・。じゃあ、クレームの次に緊急性が高いのは？

そうだね、業務上の突発的な出来事の発生や変更などが仕事の納期や締め切りに影響を与える恐れのある場合かな。
こんな時も、早急に上司に報告、または確認をして、必要に応じてスケジュールの調整をすることになるよ。

今回は、休憩時間以外に休憩を取ることについての相談だから、どちらにも含まれないね。

緊急度は低いけど、仕事でどのように対応していいかわからない場合や、相談したい場合などには、上司の状況を確認しよう。
上司に相談で声をかけるタイミングでもやったけれど、例えば会議の始まる直前や来客、外出の直前に声をかけたとしたらどうなるかな？

それは、他に優先しないといけないことがあるわけだし、「忙しいから後にして」なんていうふうに言われちゃうよね。

そうだよね。だから、最初に話しかける時も、聞き直す時にも、まずは上司が忙しくないタイミングを考えないといけないんだ。

うーん、なるほど・・・。でも、上司がなかなか手を離せないような状況だったらどうしよう。

そういうときは、相談したいことがあるので、手が空いた時に声をかけてほしい、っていうように伝えておくのも手だよ。

確かに、上司に時間的に余裕ができた時に声をかけてもらえたらすっごくありがたいね。