伝え方のコツ その5 ~ワンパターンからの脱却!~
人によって言ってることが違う! 対応に困ったとき
倉庫のBさんに「これから出張で新幹線だから、何かあったらメールして」って言われたから、お客さんの電話は会社用ケータイにメールして知らせてたんだけど・・・
うんうん、電車とかでもメールは見れるものね。
でも営業のCさんには「なんでメールなの? 電話が当たり前でしょう?」って言われちゃった・・・
どっちが正しいの?
どっちが正しいの?
ふむふむ。
どちらが正解ってことでもないんだ。
どちらが正解ってことでもないんだ。
- 職場が変わった!
- 上司が変わった!
- 外出で連絡方法が限られる!
こんなタイミングで起こる、これまでの手順の変更。
相手にちゃんと伝えるために、適切な手段を選べているかな!?
相手にちゃんと伝えるために、適切な手段を選べているかな!?
報連相、タイミングも手段も人それぞれ。だからコミュニケーションは難しい
まず、コミュニケーションの上で大切な視点があります。
「自分の姿勢」「相手」「タイミング、緊急性・重要性」です。
今回は「相手」によって手段を変えなくてはいけない場面で、ワンパターンの対応をしてしまったと考えられます。
Bさん、Cさんというそれぞれの相手を考えてみましょう。
Bさんは倉庫業務。
そしてこれから電車ということであれば、電話よりもメールでの知らせのほうを選ぶでしょう。
しかしCさんは営業。
営業は、一般的にお客様とのやりとりの窓口になります。
お客様から電話があったら急いで取り次ぐ必要があります。
このことからCさんには電話での知らせを選んだほうがよいでしょう。
このように、相手の仕事内容によって、よい伝え方というのは変わってくるものです。
ほかにも、
「報告は全体にメールで共有するように」
「報告は上司に書類で提出するように」
「目上の人にはきちんとした態度で接するように」
「あまりかしこまった態度では、こちらも警戒してしまう。気楽にね」
というように、上司の世代や考え方、経験によっても、求められる報告のしかたが変わってくる場合もあります。
電話もメールも、連絡手段として必要なものです。
どちらが正解、ということではありません。
あくまで、相手がよりよいと思う手段で伝える、ということを意識できるとよりよいコミュニケーションになるのです。
他の社員はどのように対応しているでしょうか?
急ぎの場合、急ぎでない場合とでは方法は変わるでしょうか?
少し観察してみるとよいでしょう。
Cさんは営業部だったよね。
うん、いつもお客さんから電話がかかってくるよ。
そうしたら、Cさんはお客さんからの連絡は急ぎでほしいはずだよね?
たしかに・・・
報連相もコミュニケーション。
相手がいるんだ。
相手によって、伝え方、方法を考えるということは、仕事のうえで大切な視点だよ。
相手がいるんだ。
相手によって、伝え方、方法を考えるということは、仕事のうえで大切な視点だよ。