終わったら報告、じゃ遅い!? 報告のタイミング

終わったら報告、は間違い!?

書類ができたよ!
ありがとう!・・・でも、けっこうミスが目立つなぁ。やり直してほしいんだけど・・・
そろそろ仕事終わりの時間だね・・・
  • 報告したのにやり直しで残業・・・
  • 報告したのに次の仕事が・・・
  • 上司が全部判断してくれるんじゃないの?
期限ギリギリの提出になるなら、先に伝えておいてほしかったなぁ。

報告って何のためにあるの?

報告そのものの目的を考えてみましょう。

トラブルが起きたから上司に報告、書類ができたから上司に報告・・・

会議の報告書、トラブル対応報告書・・・

上司に終了報告をすること、報告書を作成することは多々あります。

しかし、報告をしたら、そこで仕事は終了なのでしょうか?

トラブル発生時

問題が発生した、トラブルが起きた、というときはまず上司に報告を行いますね。

しかし、あなたの仕事はそこで終わりでしょうか?

もちろん、対応は上司や先輩が行ってくれることもあります。

しかし、上司から対応方法を教わり、その通りに対応するよう求められることもあります。

また対応方法を教わったらメモをとり、次回発生に備えるためのマニュアルを作ることになるかもしれません。

トラブルが発生したときの報告は、誰かが解決しなくてはいけない問題が起きた、という中間報告なのです。

トラブルが起きたから、次はこうなるかもしれない、といった予測もあれば、伝え方や言葉も変わってくるでしょう。

報告したからもう終わり、ではいけないのです。

報告書

会議の結果の報告書、トラブル対応報告書。

こちらも、報告書ができたら仕事は終わりなのでしょうか?

作成をする担当の仕事はそこで終わりかもしれませんが、報告書の内容をもとに、次の行動を考える人がいるはずです。

会議の報告書であれば、報告書の結論、つまり会議内容と結論をもとに、部長や役員が今後の方針を考えるでしょう。

トラブル報告書では、トラブルの原因などの報告書をもとに、再発防止を社内で考えることになるでしょう。

報告書であっても、中間報告としての役割があるのです。

報告書ができたから、次はこう動くのだろう、と考えると、報告書の内容もよりよいものになるでしょう。

目的を考えるようにする

以上のように、報告をしたから、作業が終わったから、それで終了というわけではないのです。

仕事をするとき考えるのが、その仕事の「目的」です。

その書類は、何のために使う書類ですか?

その目的によっては、急いで作ったり、画像を多用したりしなくてはいけないかもしれません。

目的を理解していないと、相手からしたら的外れな書類ができてしまい、やり直しとなってしまうでしょう。

しかし、目的が明確であれば、やり直しになることもなく、さらに伝え方でも先をいくことができるのです。

目的が不明瞭だと・・・

資料、できたよ!
えっもう会議始まっちゃうよ! 会議で使う予定の資料だったんだけど、この時間じゃ、ミスがあっても直せないよね・・・?
みんなに配るのにも時間がないや・・・

会議の前に上司の目を通すのは前提ですが、修正点があった場合の時間も考え、少し早めに提出をしておくべきでした。

さらに、もしギリギリになるのであれば、作成が終わっていなくてもそのことを中間報告をするとよいでしょう。

中間報告をしていれば、途中までの出来をチェックしてもらうこともできたでしょう。

目的が明確だと・・・

午後の会議の資料、急いで作ってるよ。もうすぐできるけど・・・
確認したいけど、午前中も会議なんだ。
それなら、できたらメールで送っておくね!

何のために必要な書類なのかがわかっていれば、期限設定も余裕を持つことができます。

そこで中間報告を行います。

さらに、このように報告・共有の手段を変えることも、期限の逆算もできるでしょう。

報告のその先は?

報告したからはい終わり、というわけじゃなくて、報告をした次のことを考えることも必要なんだ。
報告を受けたから、次の仕事も考えられるわけだもんね。
そういうこと。次の仕事の起点になるわけだから、仕事それぞれの目的を考えると、次の仕事につながる、よりいい報告ができるんだ!

 

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