仕事の終わりは仕事の始まり!?
目次
報告して終わり、じゃない!?
ところでK君、報告書ができたってことは、何か結論が出たってことだよね。
突然そんなこと言われても・・・
- 仕事が終わったら報告、これで業務終了じゃないの!?
- 次に何するかって、上司が全部決めてくれるよね?
- トラブルが起きたら、問題発生を伝えることしかできないよね?
目的、ちゃんと理解していますか?
書類ができたら、作業が終了したら、まずは上司に報告。
そうすると、上司は内容を確認し、次の仕事を割り振ってくれるでしょう。
トラブルが発生した場合も、急いで上司に報告。
対応方法を上司が考えてくれるでしょう。
このとき「報告をちゃんとしたから、もう自分の仕事は終わり」というい考えでは問題があります。
次の仕事をするのも、トラブル対応をするのも、自分に任されることが多いためです。
展開を予測していないと・・・
じゃぁ、メンバー全員に渡しておいてくれる?
こういった状況におちいってしまうことが考えられます。
仕事が終わったら報告、というのは当たり前ですが、報告が終わった先のことも考えて報告しなくてはいけないのです。
目的を考え、今後を予測すると「中間報告」ができる
今やっている仕事、依頼された仕事は、何のために必要なのでしょうか。
会議のためであれば、会議の前に上司の目を通しておく必要があります。
また、修正点や指摘がある場合も考えられるので、会議直前ではいけませんね。
さらに提出後、上司から承諾を得て、参加者に配布することも必要になってくるでしょう。
ここまでできれいれば、「○○までに書類ができそうなのですが」と、上司に中間報告ができるでしょう。
全ての仕事にスケジュールがある
たとえば資料作成であれば、会議のため。
その会議が営業会議であれば、明確の数字が求められます。
調査にはどのくらい時間がかかるでしょうか。
もしかすると修正が必要になることもありますので、提出が直前になってしまってはいけませんね。
このように、全ての仕事には、相手、目的、期限があるもの。
依頼をしてきた相手にも期限があるわけですから、自分の気分や自分の計画だけでは仕事をすすめられません。
期限に間に合わない!?
急いで仕事をしていても、早めに早めにと思ってやっていても、ミスが出たり、割り込みの作業が入ったりなどで、期限に間に合わなくなってしまうことが考えられます。
そんなとき、期限ギリギリまで一人で仕事を続けてしまうのはよくありません。
期限に間に合わないかも、と感じた時点で、そのことを上長へ「中間報告」するのです。
「急ぎでやっているのですが、○○までかかってしまいそうです」と伝えることで、上司は対応を考え、指示を行うことができます。
しかしもし時間がかかっていることを知らず、会議ギリギリで書類を提出された場合、上司側は「ミスがあるのに直してはいられない・・・」という状態になってしまうのです。
仕事ができるひとは、期限を意識し、間に合わない場合の中間報告のやり方も考えているのです。
仲間や上司のスケジュールは?
仕事ができる人は、上記のように、上長のさらに上長の予定も考えて仕事を始めます。
もし午後早目に書類を提出すれば、リス太君もリス美ちゃんもチェックすることができ、明日の会議に間に合いますね。
仕事は、相手、目的、期限