仕事の終わりは仕事の始まり!?

報告して終わり、じゃない!?

リス太君、報告書が出来上がったよ! これで仕事もひと段落だ!
そうだね、お疲れ様!
ところでK君、報告書ができたってことは、何か結論が出たってことだよね。
えっ結論!?
突然そんなこと言われても・・・
書類の完成が目標じゃないよね。この書類、何が目的だったんだろう?
  • 仕事が終わったら報告、これで業務終了じゃないの!?
  • 次に何するかって、上司が全部決めてくれるよね?
  • トラブルが起きたら、問題発生を伝えることしかできないよね?
目的をちゃんと理解していないと、次の行動ができなくなっちゃうよ!詳しく考えていこう!

目的、ちゃんと理解していますか?


書類ができたら、作業が終了したら、まずは上司に報告。

そうすると、上司は内容を確認し、次の仕事を割り振ってくれるでしょう。

トラブルが発生した場合も、急いで上司に報告。

対応方法を上司が考えてくれるでしょう。

このとき「報告をちゃんとしたから、もう自分の仕事は終わり」というい考えでは問題があります。

次の仕事をするのも、トラブル対応をするのも、自分に任されることが多いためです。

展開を予測していないと・・・

書類ができたよ!
ありがとう!
じゃぁ、メンバー全員に渡しておいてくれる?
えっ!?もう帰る準備をしちゃったよ・・・

 

こういった状況におちいってしまうことが考えられます。

仕事が終わったら報告、というのは当たり前ですが、報告が終わった先のことも考えて報告しなくてはいけないのです。

目的を考え、今後を予測すると「中間報告」ができる

今やっている仕事、依頼された仕事は、何のために必要なのでしょうか。

会議のためであれば、会議の前に上司の目を通しておく必要があります。

また、修正点や指摘がある場合も考えられるので、会議直前ではいけませんね。

さらに提出後、上司から承諾を得て、参加者に配布することも必要になってくるでしょう。

ここまでできれいれば、「○○までに書類ができそうなのですが」と、上司に中間報告ができるでしょう。

全ての仕事にスケジュールがある

たとえば資料作成であれば、会議のため。

その会議が営業会議であれば、明確の数字が求められます。

調査にはどのくらい時間がかかるでしょうか。

もしかすると修正が必要になることもありますので、提出が直前になってしまってはいけませんね。

このように、全ての仕事には、相手、目的、期限があるもの。

依頼をしてきた相手にも期限があるわけですから、自分の気分や自分の計画だけでは仕事をすすめられません。

期限に間に合わない!?

書類、期限に間に合わないかも・・・
えっ!? もっと早く言ってくれれば、お手伝いできたのに!!

急いで仕事をしていても、早めに早めにと思ってやっていても、ミスが出たり、割り込みの作業が入ったりなどで、期限に間に合わなくなってしまうことが考えられます。

そんなとき、期限ギリギリまで一人で仕事を続けてしまうのはよくありません。

期限に間に合わないかも、と感じた時点で、そのことを上長へ「中間報告」するのです。

「急ぎでやっているのですが、○○までかかってしまいそうです」と伝えることで、上司は対応を考え、指示を行うことができます。

しかしもし時間がかかっていることを知らず、会議ギリギリで書類を提出された場合、上司側は「ミスがあるのに直してはいられない・・・」という状態になってしまうのです。

仕事ができるひとは、期限を意識し、間に合わない場合の中間報告のやり方も考えているのです。

仲間や上司のスケジュールは?

明日の会議の書類、作っておいてね!
わかった! 明日の朝準備するよ!
明日の朝は僕はいないよ? もしミスがあったら会議に間に合わないんじゃない?
じゃあ今日の夕方やろうかな。
今日の夕方はリス美ちゃんが出張。リス美ちゃんにも書類を見てほしいから・・・。
じゃぁ、今すぐ開始して、急いで提出しなきゃ!

仕事ができる人は、上記のように、上長のさらに上長の予定も考えて仕事を始めます。

もし午後早目に書類を提出すれば、リス太君もリス美ちゃんもチェックすることができ、明日の会議に間に合いますね。

仕事は、相手、目的、期限

終わったから報告して終了、ってのだけだと思ってた・・・
もちろんそれも大事。だけど、相手だって報告したい相手がいるんだ。
一人でやってるわけじゃないんだもんね。
そういうこと!スケジュールをよく確認するようにしようね!

 

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