「知らない」ではいけない理由を知って、適確に情報を伝えられる人になろう

社会人の基本! なぜ「知らない」ではいけないのか

リス太君、リス男さんという人から電話だよ。
僕? 用件は聞いた?
いや、聞いてないけど・・・
急ぎなのか、折り返しでもいいのかわからないと、僕も手が離せないから困っちゃうよ・・・
  • 電話の取次ぎ、用件を聞くべき?
  • 営業の人が訪問に来た! 急いで取り次ぐべき?
  • 対人関係、臨機応変な対応方法がわからない・・・

電話に出たくないから言っているわけじゃないんだ。なんで用件を聞いてほしかったか、考えてみよう。

相手が求めている情報

電話の取次ぎであれば、「誰宛ての電話なのか」「急ぎなのか」「内容」といった情報を、電話相手から聞き取る必要があります。

なぜでしょうか?

リス太君としては

・K君に対応してほしい

・折り返しにしてほしい

・自分で対応する

といったような選択肢がありますね。

しかし、情報が足りないと、どの選択肢にすべきなのか、判断ができないのです。

この情報が足りていないと、取り次ぎの役目を果たしているとはいえず、ただの「お知らせ」になってしまいます。

ただのお知らせになっちゃうのを防ぐには、どうしたらいいんだろう?

知らせる目的は何だろう?

K君は、どうして僕に知らせてくれたの?
えっと、なんでだっけ・・・

K君は、なぜリス太君に知らせたのでしょうか。

折り返しにすべきなのか、判断し、指示してほしかったから、といった理由が考えられますね。

自分が「伝える」目的は、相手に指示してほしいから、もしくは協力してほしいから、といった理由があるのではないでしょうか。

伝える前に一度「何のために伝えるのか」といった目的を考えてみるようにしましょう。

どうしたらよいのかわからない、教えてほしい

営業電話、お客様の電話など。

どう対応すべきか判断してほしい。

社名、名前、用件を伝えなくてはいけません。

対応をしてほしい

お客様からの電話など。

対応してほしい、トラブルの対応をしてほしい。

相手の名前、状況を伝えなくては、知らせても対応が難しくなります。

電話なら誰から、どんな内容なのかを知らせてね。

順調に進んでいると知らせたい

順調に進んでいるので安心してほしい。

「あの件ですが」じゃわからないから、「○○の件ですが、スケジュール通り順調です。○○と○○が残っています」と報告してもらえると助かるし安心!

もし取り次ぎの場面に出会ったら

どうして伝えなきゃいけないのかを考えると、伝え方や伝える内容が変わってくるよ!
ただ「電話が来たから取り次ぐ」だけじゃなくて、取り次ぎたい理由を考えよう!

 

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