「知らない」ではいけない理由を知って、適確に情報を伝えられる人になろう
目次
社会人の基本！ なぜ「知らない」ではいけないのか
リス太君、リス男さんという人から電話だよ。
僕？ 用件は聞いた？
いや、聞いてないけど・・・
急ぎなのか、折り返しでもいいのかわからないと、僕も手が離せないから困っちゃうよ・・・
- 電話の取次ぎ、用件を聞くべき？
- 営業の人が訪問に来た！ 急いで取り次ぐべき？
- 対人関係、臨機応変な対応方法がわからない・・・
電話に出たくないから言っているわけじゃないんだ。なんで用件を聞いてほしかったか、考えてみよう。
相手が求めている情報
電話の取次ぎであれば、「誰宛ての電話なのか」「急ぎなのか」「内容」といった情報を、電話相手から聞き取る必要があります。
なぜでしょうか？
リス太君としては
・K君に対応してほしい
・折り返しにしてほしい
・自分で対応する
といったような選択肢がありますね。
しかし、情報が足りないと、どの選択肢にすべきなのか、判断ができないのです。
この情報が足りていないと、取り次ぎの役目を果たしているとはいえず、ただの「お知らせ」になってしまいます。
ただのお知らせになっちゃうのを防ぐには、どうしたらいいんだろう？
知らせる目的は何だろう？
K君は、どうして僕に知らせてくれたの？
えっと、なんでだっけ・・・
K君は、なぜリス太君に知らせたのでしょうか。
折り返しにすべきなのか、判断し、指示してほしかったから、といった理由が考えられますね。
自分が「伝える」目的は、相手に指示してほしいから、もしくは協力してほしいから、といった理由があるのではないでしょうか。
伝える前に一度「何のために伝えるのか」といった目的を考えてみるようにしましょう。
どうしたらよいのかわからない、教えてほしい
営業電話、お客様の電話など。
どう対応すべきか判断してほしい。
社名、名前、用件を伝えなくてはいけません。
対応をしてほしい
お客様からの電話など。
対応してほしい、トラブルの対応をしてほしい。
相手の名前、状況を伝えなくては、知らせても対応が難しくなります。
電話なら誰から、どんな内容なのかを知らせてね。
順調に進んでいると知らせたい
順調に進んでいるので安心してほしい。
「あの件ですが」じゃわからないから、「○○の件ですが、スケジュール通り順調です。○○と○○が残っています」と報告してもらえると助かるし安心！
もし取り次ぎの場面に出会ったら
どうして伝えなきゃいけないのかを考えると、伝え方や伝える内容が変わってくるよ！
ただ「電話が来たから取り次ぐ」だけじゃなくて、取り次ぎたい理由を考えよう！
