言われたことだけやっている、プラスアルファができない、そんな状態になっていませんか？
相手に適切に伝えるために意識したいこと
- ちゃんと伝えているつもりなのに、うまく理解してもらえない・・・
- 言われたことだけやっている・・・プラスアルファって何だ・・・
- 説得するには具体的な数字が必要なんだよね？ 数字さえ言えばいいということ？
言われたことだけやる、そんな状態では？
- 「コピーしておいて」
- 「資料作っておいて」
- 「貼っておいて」
依頼されたことを、ただやるだけになっていませんか？
コピーをして返却する、資料を作って渡す、掲示する・・・
それだけで動いていては、プラスアルファはできません。
なぜでしょうか？
プラスアルファがしやすい環境って？
一方で、
- 「これからの来客対応に必要だから、コピーしておいて」
- 「来週の会議に必要な資料を作っておいて」
- 「みんなに知らせたいから貼っておいて」
と依頼されたらどうでしょうか？
- 「お客様向けに汚れのない用紙を使い、予備も用意しよう」
- 「会議のための資料だから、○○さんに話を聞こう」
- 「みんなに知らせるために、口頭でも伝えよう」
このように創意工夫ができるのではないでしょうか。
これらの違いは、「目的」を伝えているかどうかです。
伝えなくてはいけない理由は何だった？
こう依頼されれば、3種類は用意するでしょう。
ここで伝わっているのは、「明日までに」「3種類が必要」という、目標の情報だけです。
しかし、どうして「明日までに」「3種類」必要かという、目的を伝えてみるとどうでしょうか？
丁寧に、相談しながら用意する必要がありますし、修正になる可能性もあるため、すぐに作業に取り掛からなくてはならないと考えられますね。
「期日」「数量」「場所」といった、「目標」だけでも、最低限必要な作業はわかります。
しかし、その「目標」にプラスして、どうしてその期日なのか、どうしてその数量なのか、という「目的」が伝われば、プラスアルファができるのです。
「目標」を適切に、正しく伝えるのは前提です。
しかし、できる人はその目標の「目的」も考えて行動しています。
もし「目的」の想像がつかない場合、曖昧な場合は、自分から聞いてみるとよいでしょう。
これがプラスアルファへの一歩です。
上手に伝えるためのワンポイントアドバイス
口頭・電話で「I（アイ）」と「Y（ワイ）」、「B（ビー）」と「「D（ディー）」を聞き間違えた、といった経験はありませんか？
手書きの文字の、「0（ゼロ）」と「O（オー）」の違いがつかない、文字が殴り書きで読めない、といった経験はありませんか？
仕事は、誰かに何かを伝える・お願いする、誰かから何かを聞く・依頼される、といったことから始まります。
この基本の部分が正しく伝わっていないと、仕事の方向がちぐはぐになってしまいます。
仕事に必要な最低限の「目標」、つまり「期日」「数量」「場所」といった情報は、必ず正確に伝わるよう、日々努力しましょう。
・書類は殴り書きしない
・読めない場合は確認する
・電話番号は復唱する
・聞き取り間違えやすい文字は例を出す
こういった努力は最低限誰にでも必要です。
さらに、「どうしてその数量なのか」「どうしてその期日なのか」「何のために必要なのか」といった「目的」「意味」「背景」も伝わることで、目標のズレも防ぐことができる上、仕事の質も高めることができます。
発信する側、指示をする側は、目的もきちんと共有する。
受信する側、依頼される側は、目的をきちんと考えること。曖昧な場合は確認すること。
お互いに意識することで、仕事がより円滑に進むでしょう。
