コミュニケーション、報連相って何のため？　最適な手段は？

表面の情報だけを伝えていませんか？

• 思った通りに伝わらない
• 「それってどういうこと？」と言われる
• 周りとペースが違う気がする

自分だけがわかっている情報

「いつでもいいよ」
「手が空いているときに」

こう指示されて困ったことはありませんか？

いつまでにやればいいのか、何のためにするのか・・・

目的がわからなければ、目途も立ちにくく、進めにくい仕事になります。

目的、背景といった情報は、自分だけがわかっている情報です。

伝えるときには目的や背景といった、事実の理由・意味も伝えると、相手に伝わりやすいでしょう。

「問題が発生したのですが」
「トラブルがありました」

報連相で大切な速度ですが、速度だけを考えていると、背景や理由が相手に伝わりません。

何が原因で、どの程度遅れているのか、どういった問題が発生していて、どのような対応を考えているのか・・・

こういった背景・理由は、自分だけがわかっているもので、言わなくては伝わらないものなのです。

自分が言わないと伝わらないもの

「急ぎではないけど、今期の報告書を。それをもとに次の仕事を考えるからね」
「手が空いているときでいいけど、とても大切なお客様だから丁寧にね」

自分がその仕事をどうとらえているか、どの程度の重要度だと考えているか、ということは言わなければ伝わりません。

期限や目安がない場合、自分の思いが、相手にとって大切な情報になります。

「○○で問題が発生し、原因は△△と考えられるのですが、どうしたらよいでしょうか」
「○○というトラブルがあって、現在△△として対応をしています」

事実の報告は大事ですが、その理由や状況は、その時点では自分しか伝えることができません。

対応方法がわからないということは、一緒に考えてもらう必要があるということ。

一緒に考えてもらうために必要な情報を、自分から伝えなくてはいけません。

伝え方次第で思いも伝わる

声の調子で、急いでいるのか、安心しているのか、怒っているのか、といった情報も伝わります。

メモ・メールなどに比べるとその人らしさが出るのではないでしょうか。

もちろん、身だしなみ、態度、口癖・・・といった情報も相手に伝わりますが、これがコミュニケーション。

自分しかわからない情報は、口頭でのコミュニケーションでのほうがより伝わりやすいでしょう。