就活お役立ち講座㉕「ビジネスメールのポイント」
就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。
就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。
「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。
メールの重要性
現在の仕事の中で、メールはなくてはならないものとなっています。
日常的に使うものだからこそ、どのように使うかがとても重要です。
相手に伝えるのが上手で好印象なメールを送ることができると、それだけで上司や同僚、得意先などの評価は高まります。
また、要点をおさえたメールを書くことによって自身の頭も整理されていき、色々なことが円滑に進むようになります。
逆に、要領を得ないようなメールを送ってしまったり、失礼なメールを送ってしまうと信頼が落ちてしまいます。
文章によって、その人の人間性なども垣間見えるからです。
丁寧に文章を書く人は、その人柄や性格もそのような人なのだなと思ってもらうことができます。
文章によって、自身の評価を下げてしまわぬように、丁寧で整理されたメールを書けるようになりましょう。
ビジネスメールのポイント
ビジネスメール全般に当てはまるポイントとして、下記3点があげられます。
①件名はわかりやすく
ビジネスメールの場合は、本文の内容が一目でわかるようにする必要があります。
なぜなら、仕事はスピードというのが非常に大きな要素なので、件名で用件がわかるようにしておくと相手の時間を不当に奪うことにならないからです。
最初に送る際は、会社名や名前を記載する必要があります。
相手も件名によって、優先順位や重要性の判断がつけられますし、要点が件名に記載されていると読みやすいという利点もあります。
わかりやすい件名をつけられるように工夫をしましょう。
②読みやすく書く
円滑に情報伝達できるように書きます。
1行30文字程度で区切り、5行に一度は空行を入れるようにすると読みやすくなります。
また、箇条書きにできるものは箇条書きでかくなど、相手が短時間で読めるような工夫がされていることも大切です。
逆に、相手にわかりにくいような曖昧な表現や文章は避ける必要があります。
口頭での説明とは違い、微妙なニュアンスは伝わらないので、メールでは明確な表現が求められます。
何が言いたいのかわかるような文章にすることが大事です。
③最後に署名を入れる
最後には署名を入れます。
署名の中身は、会社名、所属部署、名前、電話番号、FAX番号、住所、会社HPのURLなどです。
メールのツールに自動で挿入できる機能がついているので、一度作成したらすぐに挿入できるように設定しておくとよいでしょう。
10行以上になると見にくいので、できれば5行くらいにまとめるのがポイントです。