就活お役立ち講座㉛「ビジネス文書のポイント」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

ビジネス文書の重要性

現在の会社ではペーパーレス化が進み、紙ベースでの文書に慣れていないという若手社員も増えています。

しかし、ビジネス文書が仕事を進める上で重要なことに変わりありません。

ペーパーレスになりメールやPDFなどの電子データになっても、その電子データを作成することにも変化はないです。

むしろ、紙で出さなくてもよい分、見せる技術を磨いているか否かの格差は意識や鍛錬によって差がつくものとも言えるでしょう。

適切に書かれていないビジネス文書では仕事が円滑に進みません。

また、社外に向けられたものであれば信用を失ってしまいます。

要するに、社会人にとってビジネス文書を適切に書くという能力は必須のものなのです。

ビジネス文書を書く際のポイント

一般的なビジネス文書に共通しているポイントについて、紹介します。

①内容に不備がないこと

内容が間違っていることは当然のごとく良くないですが、相手が必要な情報は明確にしておきましょう。

内容に不備があるものは、相手に調べる手間が生じ、文書の役割を果たせているとは言えません。

読む側に立って文書を作成する意識が大切です。

②わかりやすく簡潔にすること

ビジネス文書は、相手に情報を伝えることが目的です。

抽象的な言葉や、誤解を招くような紛らわしい表現を避けます。

相手が読んですぐにわかる内容にするのがベストです。

箇条書きにしたり、一文を短めにしたりするなどの工夫をすることが良いです。

文章が長いと、相手は何が言いたいのかわからなくなってしまいます。

③形式を整えること

ビジネス文書は原則としてA4サイズで統一します。

そして、社外に向けた文書には頭語と結語、時候の挨拶などを入れ、社内文書では省略するなど適切な形式にします。

そうしないと、読み手に「いい加減」といった印象を与えることになってしまいます。

ビジネス文書は、読み手に信頼を与えることが何よりも大切となります。

また、どの会社にも独自のフォーマットがあるはずなので、それに沿って書くということも大事です。

上記の3つのポイントに注意しながら、最初のうちは先輩社員に適宜、確認をとってもらうようにしましょう。

まとめ

今回は、ビジネス文書の書き方とポイントを紹介しました。

ルールや注意点など様々ありますが、大切なことはより多くのビジネス文書を作成するということです。

最初は抵抗があるかもしれませんが、多くの文書作成を行うことによって必ず磨かれていきます。

おそれず、ビジネス文書作成を武器にできるように練習していきましょう。