就活お役立ち講座㉜「ビジネス文書の種類～社内文書と社外文書」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、社内文書、社外文書、社公文書に分けられます。

社内文書とは、自社社員に向けたもので、報告書や稟議書などです。

社外文書とは、取引先にや顧客に向けたもので、依頼状や案内状などです。

社公文書とは、取引が絡まない、企業や担当者同士の関係を良好に保つものです。

それぞれに書き方や注意することなどがあります。

今回は、社内文書と社外文書について、紹介していきます。

社内文書の書き方

社内文書は、同じ企業で働く、いわば身内の人に情報を伝達するものです。

改まって表現を心がけるあまり、簡潔さを失わないようにしましょう。

また、頭語と結語、時候の挨拶など社外文書に使われるものはいりません。

わかりやすくを第一に考えましょう。

まず最初に、所定の位置に発信年月日、発信者、宛名を記載します。

後で管理しやすいように発信年月日の上に管理番号を入れておくとよいでしょう。

そして、件名は、内容が一目でわかるものを記入します。

次に、主文を書きます。主文は、具体的な要件を簡単にまとめたもので、内容が単純なものの場合は主文だけで終わることもあります。

主文を受けた具体的な内容を説明するには、別記と言って、中央に「記」という一文字を書いて、必要事項を説明します。

付け加える内容があれば、追記として、「なお」などの言葉に続けて文章を書きます。

終わりには、「以上」と記載します。

また、「以上」の下に右揃えで担当者を記入することもあります。

社外文書の書き方

社外文書は相手に失礼のないように相手に間違いなく適切に書きましょう。

宛名は団体であれば「御中」、複数に宛てるのであれば「各位」という敬称になるので要注意です。

加えて、よく間違いがちなパターンとして、「株式会社○○御中　営業部　△△部長様」と表記してしまっているものがあります。

これは間違いで、個人名が続く場合は社名の後の「御中」は不要です。

社内文書と同じように、所定の位置に発信年月日、発信者、宛名、件名を記載します。

社外文書では、件名の後は、前文、主文、末文と続けます。

前文は頭語＋時候の挨拶＋繁栄を喜ぶ挨拶＋感謝のあいさつで構成されます。

そして、改行して1字分空け、「さて、」などからはじまる主文を続け、「～お願い申し上げます」のような末文で締めくくります。

末文の後には、頭語に対応する結語を右揃えで入れます。

頭語と結語は対応したものが決まっています。

もし、同封するものがあれば、その旨を記入しましょう。

文章を書き終えた後に、再度読み直してチェックすることが大切です。