就活お役立ち講座㊺「郵送・FAXの方法について」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

郵送の仕方

作成した文書を封筒に入れて郵送をする際は、封書の書き方について基本的なルールを守りましょう。

封書も満足に書けないようでは、一人前の社会人とは言えません。

また、封書の書き方がおかしいと、書き手に対する信用度が落ちるので、中身の文書を好意的に読んでもらえない可能性すら考えられます。

重要な文書を送るときは、折らずにクリアファイルに入れて送ります。

この場合、ビジネス文書は原則としてA4サイズで作成するので、A4以上の封筒を使うことになります。

文章を折って送る際は、相手が読みやすいように、折り方・入れ方にも注意しましょう。

また、季節に合った綺麗な切手が貼ってあると、受け取ったときに嬉しいものです。

あいさつやご案内など、内容が堅苦しいものでなければ、そのような気配りは有効である場合が多いです。

FAX送信の注意点

メールほど多くはありませんが、FAXを使う機会は必ずあります。

そうなったときに適切にFAXが使えるように下記の注意点をおさえておきましょう。

①送付枚数は10枚程度に収める

送付枚数は状況にもよりますが、10枚程度に収めましょう。

相手側の用紙を使うことになるので、たくさん送るときには了解を得てからにしましょう。

②細かい文字や図は拡大して送る

細かい文字や図に関しては、拡大して送るようにしましょう。

不鮮明になって、送付先で判読できない可能性があるので拡大して送りましょう。

③深夜・早朝の送信は避ける

個人宛に送る場合には、深夜・早朝の送信は避けましょう。

FAXの受診の音が迷惑になります。

④FAXの利用は相手に合わせる

FAXを使うかどうかは、相手に合わせて判断します。

メールアドレスを知れない場合や、FAXで送るように言われた場合は、FAXで送信します。

なお、相手が社内にいるならば、送信前に「今から送りまして、10分後にまた電話します」と電話し、送信後にまた電話すると確実に情報伝達することができます。