就活お役立ち講座㊾「議事録を通してメモ力を向上させる」
就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。
就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。
「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。
議事録を通してメモ力を向上させる
新入社員に任されることが多い仕事のひとつに、会議の議事録作成があります。
ただ、新入社員であれば、議事録とは一体何なのかさえわからない場合もあるのではないでしょうか。
それを明確にするため、まずは会議の意義から確認していきます。
会議とは、会社で決められたあるテーマを決定するために開かれ、さまざまな意見が交換される場所です。
そして、議事録とは、会議に参加した人が同じ情報を共有するための資料です。
そのため、議事録はだれが見てもわかりやすいように、話の要点をまとめながらメモする必要があるのです。
議事録をきちんと作成できる人は、「思考能力がある」という印象をまわりに与えることができます。
逆に、議事録の作成が苦手な人は、「人の話を聞いていない」「話を理解する能力が乏しい」など、マイナスの評価にしかなりません。
また、会議の要点がおさえられていない議事録は、読む側にとって苦痛なだけでなく、仕事に支障をきたす場合もあります。
そのため、議事録は自分のメモ力が試される場所でもあるのです。
会議でメモを取るときの注意点としては、聞き慣れない言葉や、ある業界でしか使われていない言葉の扱い方があげられます。
もし、そうした言葉が出てきたときは、会議終了後に上司や先輩に質問したり、自分で調べたりできるよう、しっかりメモしておくことが重要です。
また、議事録は会議を客観的に把握していなければまとめることができません。
ただ、これができるようになると、どういった進行をすれば会議がスムーズに進むのかが見えてきます。
そのため、新入社員時代に議事録作成にしっかり取り組んでいれば、自分が会議の進行役となった際、その努力をいかすことができるのです。
議事録の書き方
議事録の書き方について、ポイントを下記6点紹介します。
①議題と日付
会議の目的となる議題と、日付は必須項目です。必ずおさえておきましょう。
②疑問点をメモ
会議中に疑問に思ったことやわからなかった言葉をメモし、会議終了後に調べましょう。
③「誰が、何を」言ったか
発言を記入するときは、要点をまとめるだけでなく、「誰が」発言したかきちんとメモしておきましょう。
④出席者をメモ
会議のはじめに、席順を図解でメモしておくと、誰が発言したのかがわかりやすいです。
⑤タスクは目立たせる
「誰が、いつまでに、何をする」というタスクは明確にしましょう。
締切がある場合は、日付も記入します。
⑥結論
会議で導き出された結論は、メモの最後に書きます。
きちんと議題が解決されているかもここで確認しましょう。