ビジネス実務マナーチェック！…③
「ビジネスマナー」は、社会人が企業で働くうえで必要とされるマナーの総称。
相手に対して「不快な思いをさせない」「迷惑をかけない」ために、必要不可欠なビジネスマナー。
あなたはどのくらい知っていますか？
リス太君と一緒に、「ビジネス実務マナーチェック！」で、正しいビジネスマナーを身に着けていきましょう！
ケース① 取引先へ訪問するときは…
でも…なんか引っかかるアドバイスがある気がするんだよなあ。
先輩と一緒に取引先へ訪問することになったＫ君。
先輩から注意することをいくつか教えてもらいました。
次の5つ中で、不適当なものをひとつ選びましょう。
- 先方が複数人いた場合、受け取った名刺は名前を覚えるまでテーブルに並べておくとよい
- 応接室では上座下座に関わらず、先方が勧めてくれた席に座る
- 雨が降っている場合、玄関先に客用の傘立てがあったら、それを使い、濡れた傘は社屋内には持ち込まない
- パンフレットや資料などは先方の人数が増えても対応できるように、多めに用意しておく
- 約束の30分前には到着して待たせてもらうくらい、時間に余裕を持って訪問する
ケース② 名刺の整理
何かいい方法はあるかなぁ。
K君は、受け取った名刺の整理方法を考えました。
次の5つの中から、不適当なものをひとつ選びましょう。
- 受け取った名刺には、日付とその時の用件を記入してから整理する
- 名前の読み方が難しいものは、仮名を振ってから整理する
- 受け取ったばかりの名刺でも、使い道がなさそうなものは整理せずに破棄する
- 分類は会社名を五十音順にし、分類した音の中では取引の古い順にする
- 肩書が変わったと分かった時、整理してあるものでもすぐ抜き出して訂正する
回答・解説
訪問の時間に余裕もつのはよいが、あまりにも前の時間に訪問するのはNG。訪問先にも出迎える準備や、都合がある。「時間に余裕」といってもせいぜい5分程度。
よって、【E】が不適当
A．受け取った名刺には、日付とその時の用件を記入してから整理する：YES
日付と用件を記入しておけば、日にちが経ったあとでも、なぜ名刺を受け取ったのかなどを確認できるのでYES。
B．名前の読み方が難しいものは、仮名を振ってから整理する：YES
後日、取引があったり、電話をしたりするときに、名前の読み方を間違えてしまうのは失礼。名刺を受け取った時にすぐフリガナを振っておくと、のちのち間違えるのとがないのでYES。
C．受け取ったばかりの名刺でも、使い道がなさそうなものは整理せずに破棄する：YES
飛び込み訪問などで受け取り、会社の業務と関係がなさそうな名刺は、残しておいても意味がないため破棄してもよい。破棄してもよいか迷ったときなどは、上司や先輩に確認するとなおよい。
D．分類は会社名を五十音順にし、分類した音の中では取引の古い順にする：NG
五十音順で整理するのは、探しやすくする方法として適当だが、音で整理したものをさらに古い順にするのは意味がない。よってNG
E．肩書が変わったと分かった時、整理してあるものでもすぐ抜き出して訂正する：YES
「主任から係長」、「係長から課長」など、取引先の方が昇進することはよくあること。電話や取引などで以前の肩書のまま呼んでしまうのは大変失礼。肩書が変わったらすぐに訂正しておくとよい。
よって、【D】が不適当
