ビジネス実務マナーチェック！…21
「ビジネスマナー」は、社会人が企業で働くうえで必要とされるマナーの総称。
相手に対して「不快な思いをさせない」「迷惑をかけない」ために必要不可欠なビジネスマナー。
あなたはどのくらい知っていますか？
リス太くんと一緒に「ビジネス実務マナーチェック！」で問題を解きながら、ビジネスマナーを身に着けていきましょう！
ケース① 決裁印は誰からもらう？
新しいものを買うことになったんだ。
この場合、一番最初に誰の決済印をもらえばいいんだろうね？
Ｋ君の会社では、10万円以上の備品を購入する場合、所属する部署の係長、課長、部長、担当役員の4人の承認が必要です。
この場合、購入申請にあたり最初に誰の決済印をもらうのでしょうか。
次の中から、適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- 係長
- 課長
- 部長
- 担当役員
- だれでもよい
ケース② コピー機を使う時
ついでに、コピーを取る時の注意事項も教えてもらったよ。
Ｋ君は先輩からコピー機を使う時の注意事項を教えてもらいました。
次の中から、不適当と思われるものをひとつ選びましょう。
- データを自動保存するコピー機で機密文書をコピーした時は、データを消去する。
- 拡大・縮小、両面コピーなど、設定を変えて使ったあとは、標準のモードに戻しておく。
- 時間のかかるコピーをしている時は、少量のコピーをする人が来たら先に取ってもらう。
- 大量にカラーコピーを取ったあとは、インクトナーを新しいものに交換する。
- 大量にコピーを取ったあとは、使った用紙の残数を確認して、必要なら補充する。
回答・解説
決済印とは権限のある上位者が部下の出した案を承認した証拠として推す印のこと。申請書は、まず直属の上司に決済してもらい、印をもらったら、順にその上位者に決済してもらうことになっています。よって、この場合は直属の上司である「係長」に最初の印をもらうのが適当ということになります。
A．データを自動保存するコピー機で機密文書をコピーした時は、データを消去する。：YES
データを一時的に記憶する複合機などのコピー機には、顧客に渡す商品資料や見積書、契約書、請求書など、いわゆる「機密」とされるものもあり、外部に漏洩させてはなりません。万が一、どれかひとつでも漏洩すれば、会社は社会的信用を失います。「たかが複合機」と思わず、しっかりデータの消去方法を教えてもらいましょう。
B．拡大・縮小、両面コピーなど、設定を変えて使ったあとは、標準のモードに戻しておく。：YES
コピーは部内のさまざまな人が使用します。拡大・縮小などの設定をそのままに放置してしまうと、次に使う人が拡大・縮小の設定でコピーし、失敗コピーを無駄に生むことになります。次に使う人のために、設定を「標準モード」にする、または設定を「リセット」する、ちょっとした心づかいを持ちましょう。
C．時間のかかるコピーをしている時は、少量のコピーをする人が来たら先に取ってもらう。：YES
長時間、コピー機を占領してしまうと、他の仕事でコピーが必要な人にも影響が出てしまいます。時間がかかることが分かっている場合は、少量コピーをする人に先を譲りましょう。
D．大量にカラーコピーを取ったあとは、インクトナーを新しいものに交換する。：NG
大量にカラーコピーを取ったからと言って、インクトナーがなくなるわけではありません。トナーが残り少なくなったらコピー機が知らせてくれるものなので、大量に取ったからという理由だけで新しい物に交換する必要はありません。よって不適当ということになります。
E．大量にコピーを取ったあとは、使った用紙の残数を確認して、必要なら補充する。：YES
例えば、A4サイズで大量にコピーを取った場合、残りの枚数が少なくなっている可能性が高いです。次に同じサイズでコピーを取る人の事を考え、前もって補充しておく心づかいを持ちましょう。
よって、【D】が不適当
