リス太のビジネスマナー講座 -飛び交う情報を記録する~仕事中もメモを取る!~-

前回までの内容はコチラ!

 

リス太:さて、前回は電話中のメモについてやったよね。

K君:うん!必ずメモを取るように気を付けたら、焦らず電話応対ができるようになったよ!

リス太:メモを取る必要があるのは、電話に出ている時だけじゃないんだ。仕事中は、いつでもメモを取れるように準備をしておく必要があるよ。

K君:電話のメモは、引き継ぎする時に必要な情報を忘れたりしないように取っていたけど、普段の仕事は自分が覚えていればいいんじゃないの?

リス太:会社では、作業中に起こったことや打ち合わせなどでの発言、職場の人との会話などの中で様々な情報が飛び交っているけど、その中には覚えておかないといけないこともたくさんあるんだ。

特に、自分の仕事に関わる内容について聞かれたのに「知らない」「覚えていない」なんて答えるわけにはいかないよね?

K君:うーん、確かに。それじゃあ、どんなことをメモすればいいのかな?

 

メモの役割

 

リス太:メモには、忘れないようにするっていうだけじゃなくて、他にも色々な役目があるんだ。

K君:えーと、自分の予定がメモにあれば、そこに新しい予定を反映していくなんて使い方もできるよね。

リス太:うん。他にも、作業内容の確認、人に伝える内容をまとめる、約束の証拠にする・・・などなど、メモには色んな役目があるんだ。

だから、いつでもメモが取れるように、メモ帳や筆記用具は常に手元に用意しておくのが大事だよ。

K君:電話応対の時にメモを探すのに手間取ったりしたら、聞きこぼしてしまうこともあるもんね。

 

メモの内容

 

リス太:電話の時もそうだけど、一字一句すべてメモしようとすると大変だし、その間に言葉を聞き逃してしまうかもしれないから、書く内容や書き方を工夫するのが大事なんだ。

K君:僕は、他の人に見せるメモじゃない時には、略字や記号を使って書いてるよ!普通に書くよりもずっと時間の短縮になるから

リス太:いい工夫だよ、K君! あとは、画数の多い漢字はカタカナにしてしまうのも有効だよ!

ただし、カタカナや略語を使い過ぎて自分でも読めなくならないように注意!

K君:具体的には、どんな部分をメモすればいいのかな?

リス太:そうだね。メモするべきなのは・・・

 

①自分や第三者への伝言のためのメモ

・発言者(誰の言葉か)
・発言日(いつ発言されたのか)
・伝達先(誰に伝えるのか)
・伝達内容(箇条書きで元の発言内容をできるだけ残す)
・期限(いつまでに伝え、終わらせればいいのか)
・返事の有無(伝達先は発言者に返事をする必要があるのか)
・返事の期限(返事が必要な場合、いつまでにすればよいのか)

②仕事を進めるためのメモ

・開始と終了期限(いつ始めていつまでに終わらせるのか)
・指示者(指示を出した相手、進捗を報告する相手)
・実行者(自分がやる指示なのか、他の人への指示なのか)
・使うもの(残す)
・方法(どんな手順・方法で行うのか)

 

リス太:メモを見ることで、請け負っている仕事の優先順位を考えたり、以前のスケジュールを状況に合わせて変更するなど、目まぐるしく変わる状況の中で柔軟に動いていこう!

K君:メモをしっかり取れば、次に行うべき仕事もわかるようになるね!

 

メモを取る時の工夫

リス太:電話応対のメモの取り方の時も説明したけど、話を聞き逃してしまったり、ついていけなくなってしまった時には、再度話してもらってメモがしっかり取れるようにしよう。

K君:そういえばこの前、会議でメモを取ろうとしていた時に聞き逃しちゃったんだけど、たくさんの人が参加している場だから聞き直すわけにもいかなくて困っちゃったんだよね・・・。

リス太:会議や講演など、もう一度言ってもらうわけにはいかない時には、同僚など記録を取っている人にお願いして議事録を見せてもらうといいよ。

聞き逃しがなかったとしても、会議などの場合には、聞き取りミスや記入ミスを防ぐために上司や同僚とメモの内容を照合できたらそれが一番だね。

K君:なるほど~!他に何か、メモを取る時のテクニックはないの?

リス太:決定した内容だけじゃなくて、そこに至るまでの過程もメモに残したい場合には、マインドマップやグラフィック・ファシリテーションなんて技法もあるよ。

発言の推移やニュアンス、案や意見なども図式化することで、あとで見返しやすくなるので余裕があったら試してみてね!