リス太のビジネスマナー講座 -仕事を覚えるコツ-

前回までの内容はコチラ!

 

空き時間を無駄にしない!

K君:先輩に、「今は忙しくて教えられないから待っていて欲しい」って言われちゃった! ラッキー!しばらくのんびりしていよっと!

リス太:ちょっと待って!ぽっかり空いたその空き時間、有効に使わなくていいの?

K君:有効にって言われても・・・先輩は忙しそうだし、僕はまだ何をすればいいのかわからないし・・・

リス太:そんな時は、先輩の仕事のやり方を観察するんだ! 良いやり方や、自分の役に立ちそうなことを見つけて取り入れていけば、空いた時間にも無駄にならないよ。

それから、周囲の人の会話を聞いたりして、職場全体について知ろうとするのもいいね。

K君:なるほど~! 慣れないうちは、周りをよく観察して、仕事のやり方や職場について知っていくことが大事なんだね。

リス太:社会では、どんなことでも教えてもらえるとは限らないからね。自分で調べて、知ろうとする姿勢は大切だよ。

キーワードをメモする

リス太:そういえば、前にメモの重要性についてやったけど、今でもちゃんとメモを取ってる?

K君:うん・・・取ってはいるんだけど、実はちょっと悩みがあるんだ。

リス太:悩み?

K君:うん。実は、略語を使ったり難しい漢字はカタカナにしたり色々と工夫はしてるんだけど、メモすることに集中しちゃって話についていけなくなっちゃうことが多いんだ。

リス太:う~ん・・・もしかして、一字一句、言われたことをそのままメモしようとしてない?

K君:してるけど、ダメなの?

リス太:言われたことをすべてそのままメモしようとすると、時間がかかってしまうし、メモに集中して話が入ってこないのではメモも取れなくなってしまうよね?

だから、メモを取る時には、重要なポイント、キーワードに絞ってメモすることが大事なんだよ。

K君:そっか、キーワードがわかれば、その前後の話を思い出しながら書くこともできるもんね。 でも、間が空いたらキーワードだけじゃ何の話だったかわからなくなってしまわないかな?

リス太:メモ帳と別にノートなどを用意しておいて、時間があまり空かないうちに、メモ帳に書いたキーワードを元にノートに詳しく書き起こしておくといいよ!

この方法なら、話を聞いている最中に聞き逃すこともないし、あとから見返してもわかりやすいでしょ?

K君:なるほど! 早速実践してみるよ!

マイ・マニュアルを作ろう!

リス太:初めのうちは、どういう書類を受け取ったらどういう風に処理すればいいかとか、具体的な処理を覚えていかないといけないよね。

K君:これが中々覚えられなくて大変なんだ~。

リス太:新しいパターンを経験したら、自分のマニュアル用としてコピーを1枚取っておくのも手だよ。

関係のある書類などをまとめて、処理する際の注意点なんかも書いておけば、いつでも見返せるマイ・マニュアルの完成だ!

K君:おー、良さそうかも!

リス太:仕事を終えて帰ったあとは、すっごく疲れているかもしれないけど、その日に起こったことを書き出して、失敗があればその原因を突き止めて反省を行うことで、より確実に仕事を覚えることができるよ。

マイ・マニュアルを使って、仕事に早く慣れることができれば、働く上で自分が楽になるから頑張ろう!

幅広く目を光らせて、キーパーソンを見つけよう!

K君:空いた時間には先輩を観察して、マイ・マニュアルも作って・・・なんだか段々、会社全体のことが見えてきたような気がする!

リス太:周囲にも目を向けたら、K君はどんな風に感じたかな?

K君:会社って、いろんな組織があって、いろんな人が働いていて・・・もちろん僕もそのうちのひとりなんだけど、僕が担当している業務って、この会社全体から見たらほんの一部分なんだなあって思っちゃった。

リス太:うんうん、そうだよね。でも、働いていたら、組織をまたがる大きなプロジェクトに参加する機会もあるかもしれない、そんな時はどうすればいいと思う?

K君:他の部門の人とも協力するなら、他の部門についても知らないと・・・でも、本当にたくさんの部門があって、全部勉強なんてできないよ~!

リス太:自分が担当していること以外についても知識を持つというのは良い心がけだけど、そのために自分の仕事をおろそかにするわけにはいかないよね?

だから、そんな時のためにも、他部門の「キーパーソン」を見つけておくのが有効なんだ。

K君:キーパーソン?

リス太:どんな部門にも、中心となっている人や、その部門について専門的な知識を持っている人などがいるよね?

自分以外の部門についてすべて理解するのは難しいけれど、それぞれの部門に詳しい人を知っておけば、お互いに専門の分野で協力し合って、1つの仕事を終わらせることもできるはずだよ!

K君:そっか! 会社は一人だけの力で回っているわけじゃないもんね。その中で自分の活動範囲を広げようと思ったら、他のことをやっている人のことも知っておかないと!