2019年6月26日 / 最終更新日時 : 2019年6月26日 kitakitagawawa ブログ

「それ知らされてないんだけど。。。」を防ぐ！　共同作業のポイント

計画だけじゃ安心できない！　円滑に進めるためのコツ

  • 「共有されてない。。。」
  • 「今やってる仕事って他に何か必要？」
  • 「期限間に合うのかな。。。」

計画があっても、しっかり共有できてないとトラブルが起きちゃうよね。。。
そうなんだ。
このトラブルを防ぐために、計画を立てたらもう一段階、協力してみよう。

計画をメンバーと共有、チェック！

抜け、モレのチェック

  • 「アンケートの発送」ってあるけど、作るのは誰？
  • この作業はやったことあるから一人でも大丈夫
  • このキャンペーンならこのサービスもつけないと、トラブルが起きそう
複数人でチェックすることで、確認不足な点、見えていなかった部分が発見できるよ！
一人だけでプランを立てると、なかなかそういった部分には気づかないもんね。
チェックしてもらう時間を作るようにしたいな！

実は似た経験があるかも？

他の部署や、異動してきた人など、完全に同じとはいかないまでも似た経験をしたことがある人も、いるかもしれないね。
うんうん。
もしマニュアルとか、メモとかが残っていたら、もらえたらいいね！
そうそう。
過去の経験から学べることもあるから、一度みんなでチェックしてみよう。

全員未経験だったらどうする！？

もしも全員が全く経験なかったら。。。
外部講師とか、他の部署とかに頼るしかないよね。。。
そうだね。
研修を受けたり、本で調べたり。
自分たちには難しいと判断した場合は外注してしまう、という手段もあるよ。
ふむふむ。
こういった判断をスムーズにするためにも、まずはタスクリスト、計画を作成しておくことが大事なんだ！

様々な視点で考えてみる

足りないこと、重複しているタスク。。。
MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）という考え方があるよ。
突然英語！？
全然わかんないよ！
重複なく、漏れなく、という考え方なんだ。
たとえば、「働いている人の年齢の統計を出して」と依頼された場合。
どういうデータがいるかな？
うーん、20代、30代、40代、かな？
もちろんその3つは必須だけど、10代、50代、60代、70代の人もいるよね。
たしかに！
こういったモレや、「若手」「20代」といった重複のチェックは、いろんな視点で、いろんな角度から考えるといいよ。
ふむふむ！
これも一人でチェックするだけだとモレが多そうだ。
いろんな人と協力して考えていきたいね！

共有方法を考える！

どうだったかな？
仕事のトラブル、解消できそう？
うん！
とにかく、プランを考えてみて、みんなでチェックする、というところからだったね。
そう。
「カンがあればOK」「教えてる時間がない」と投げやりになるのではなく、しっかり計画を立てるという仕組みが大事だよ。
でも。。。
これも、仕組みをしっかり共有する、っていうのが大事だよね。。。
いいところに気が付いたね。
そもそもこういったトラブルが起きてしまうのは、仕組み、計画、経験の共有不足。
部署内に共有担当のような人がいないと、再発してしまうことがあるよ。
共有担当って。。。
そんな簡単にみんな共有できないよ。。。
大丈夫！
・ノウハウになりそうなことはメモしておく
・プロジェクト終了後に振り返り評価して、新しく経験したこと、対応などをまとめる
・業界の傾向、トレンドなどのニュースに触れるようにする、必要そうなものはメールや朝礼などでメンバーへ
これを仕組化していこう！
簡単そうだけど、新人の僕らには難しいよ。。。
こういった共有の仕組みは、上司や管理職の人が担っていくのがいいよ。
こういう仕事があるんだ、というのを部下や新人が学ぶことができるしね。
そうだね、「やってよ」って言われても、みんななかなかできないからトラブルが起きてたんだもんね。
そういうこと。
手順や経験、ノウハウの共有はとても大事。
基準になる人を決めておくのがいいよ！

 

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