伝え方のコツ その7 ~臨機応変な対応のための1歩め!~
臨機応変な報連相ができるようになる!
リス美ちゃん、電話だよ~!
・・・あれ? 今日いないのかな?
・・・あれ? 今日いないのかな?
リス美ちゃんなら今日は出張で、明日まで帰ってこないよ。
えっそうなの!?
11時までに電話をくれたら契約する、ってお客さんから電話が来てるんだけど・・・!
この場合ってどうしたらいいの!?
11時までに電話をくれたら契約する、ってお客さんから電話が来てるんだけど・・・!
この場合ってどうしたらいいの!?
- ①報連相のタイミングがわからない!
- ②時間指定の電話が来たけど、担当者がいない!
- ③緊急対応のやりかたがわからない・・・
今回の場合は、③の担当者がいない場合だね。
こういう場合、大切になってくるのは報連相。
今回はリス美ちゃんにも改善点があるんだ!
こういう場合、大切になってくるのは報連相。
今回はリス美ちゃんにも改善点があるんだ!
臨機応変な対応には、情報共有が前提
リス美ちゃんが「今日は出張、帰りは明日夕方」ってことを、K君たちに共有していなかったことも問題だよ。
それを知っていたら、対応方法がちょっとは想像ついたかもしれない・・・
周りの人に臨機応変な対応をしてもらうためには、自分の仕事の情報共有が必要です。
どういった仕事を持っていて、取引先との連絡状況はどうなっているか、担当者は誰か・・・
こういった情報を全員が把握していることで、仕事がスムーズに進むのは見えていますね。
こういった情報が共有されるのは、朝礼や終礼が主です。
場合によっては、社内チャットやメールなどでも共有されるでしょう。
毎日作成している日報なども同様です。
他人の状況を見逃さないようにするのと同時に、自分の仕事の状況を共有することも忘れないようにしましょう。
こういうことがあると、朝礼、終礼の大事さがわかるね・・・
そういえば、出張が決まった、というようなことは聞いた気がする・・・
そういえば、出張が決まった、というようなことは聞いた気がする・・・
連絡がとれる、とれない、って大事なことでしょ。
見逃さない、聞き逃さないようにしよう!
見逃さない、聞き逃さないようにしよう!
柔軟に対応するための練習
リス美ちゃんがいない場合、勝手に「契約してもらえますか」なんて決めちゃいけないよ。
こういうときって、どうしたらいいの!?
情報共有がなされていなかった場合だけではなく、自分では対応できない、対応したことがない、というときはまず、直属の上司に相談します。
②時間指定の電話が来たけど担当者がいない、③緊急対応のやりかたがわからない、といった場合も同様です。
今回の場合であれば、一度電話を保留にし上司へ相談して、リス美ちゃんへ連絡するのか、お客様にお待ちいただくのか、といった判断をあおぎましょう。
勝手に「明日までお待ちいただけますか」「書類をお送りします」などの提案をしてしまうことは避けましょう。
もしリス美ちゃんが「お客様からの電話があったら、契約決定だと思うの。資料を郵送するとお伝えしておいて」などと共有していれば、そのように対応しよう。
その対応をした、ってことを報告してね!
その対応をした、ってことを報告してね!
そういうことか!
仕事もそうだけど、生きている限りは想定していることばかり、というわけにもいかないよね。
基本を押さえておこう!
基本を押さえておこう!