伝え方13　~忙しそうな相手に話しかける！~

忙しそうな人への話しかけ方がわからない！

 

～～1時間後～～

 

• 「終わったら教えて」と言われたのに「あとにして」と言われた！
• 早く伝えたいのに、相手が話を聞いてくれない・・・
• なぜ「今忙しい」と断られてしまうの？

せっかくの報告、どうして断られる！？

新入社員のときに言われた「わからないことがあったらいつでも聞いてね」。

仕事を依頼されたときに言われる「急ぎで終わらせて」「終わったら報告して」。

「いつでも聞いて」と言う割に、忙しそうで「あとにしてくれる？」と言われてしまう。

「終わったら教えて」と言われたから、急いで終わらせたのに「今忙しいんだけど」と言われてしまう。

早く報告したいのに、なかなか取り合ってもらえない。

こんな経験はありませんか？

もし経験がある方は、その時の自分を見つめなおしてみましょう。

相手は「今日は忙しい」「これから出張」などと言っていませんでしたか？

他の業務で手いっぱいな様子はありませんでしたか？

あなたが話しかけたとき、相手は他の方と会話中ではありませんでしたか？

報告は、ただ早ければいいわけではありません。

報告に限らず、コミュニケーションでは「ただ言いたいことを、言いたいタイミングで言えばいい」というわけにはいきません。

相手がいるから成り立つコミュニケーションです。

伝えたいことがあるのならば、相手の状況、都合を考える必要があるのです。

ただ早ければいい、というわけではない

来客対応へ向かう上司に「作業の件で報告です」と話しかけても、「あとにしてくれる？」と言われてしまうのは仕方がありません。

時間に間に合うかどうか、ギリギリ、というタイミングで話しかけられたとき。

余裕があるタイミングで話しかけられたとき。

どちらがよりよいコミュニケーションがとれるでしょうか。

コミュニケーションや報告は、ただ伝えればいい、ただ早ければいい、というものではありません。

話しかける相手に、心の余裕、時間の余裕があるかどうか、という点は無視できないものなのです。

話しかける練習をする

報告などを行う場合、「今よろしいでしょうか」と切り出すクセをつけます。

忙しそうにしている相手には、話しかけにくいものです。

とはいえ、伝えなくてはならない場合があります。

一方、電話口などでは、忙しそうにしているのかどうかの判断がつけにくいものです。

どんな場合でも、「今少々よろしいでしょうか。○○の件で相談があるのですが」と切り出すことで、相手におよその用件を伝えることができます。

「お忙しいところ失礼します、○○の件ですが」「○○が終了したので、少々お時間よろしいでしょうか」といった表現でも可能です。

相手は用件を知ることで、そのまま報告してほしいのか、少し時間を置いて再度伝えてほしいのかを判断できるでしょう。

緊急などの場合も「○○というトラブルが発生したのですが」と用件を伝え、相手の反応を待ちます。

いずれの場合も、相手の状況を考えすぎて伝えるのが遅くなるようなことは避けましょう。

また、電話口などでの場合、相手が忙しいようであれば用件を伝えた後、「詳細はメールでお送りしてもよろしいでしょうか」といった提案もできるでしょう。

口頭での報告と書面の併用は相手の状況次第です。

とにかく、伝えなくてはならないことがあった場合は「今よろしいでしょうか」と切り出すクセをつけるようにしましょう。