仕事が途中でも進度を伝える必要が！　信頼を得る、定期連絡のタイミング

まだ途中だけど・・・定期連絡、どのくらいがベスト？

• 仕事の途中でも報告が要るの！？
• 何日か必要な仕事。進捗って伝えたほうがいいの？
• 定期連絡、どのくらいの頻度がいいの？

よくある失敗例

 

これは完璧主義の人によくありがちなパターンです。

中間報告書ができてから、一通り済ませてから、などと考えてしまう気持ちはわかります。

しかしそれでは上司から「頼んでいた件、どうなった？」と聞かれてしまい、最終的に「それならもっと早く教えて」と言われでしまうでしょう。

上司やお客様が「このタイミングで一度進度を教えてほしい」と考えているタイミングであなたからの連絡がないと、順調なのか困っているのかわかりません。

結果、不安に思われてしまったり、信用を失ってしまったり、ということにつながりますし、そこから自信を無くしてしまうこともあるでしょう。

どうしてタイミングを逃してしまうのか、なぜうまく伝えられないのか

完璧主義？　ある程度できてから伝えたい

先ほどの例のように、完璧主義で、「○○ができてから」と考えて、進めてしまいがちなパターンも多くあります。

優柔不断？　迷ってしまう

「相手は今空いているだろうか？」「この報告の形でいいのかな？」と迷って、報告をためらってしまうパターンもありますね。

相手の性格

相手が細かい人であれば、自分が思っているよりもこまめな定期連絡が必要になります。

たとえば、朝依頼された仕事であっても、昼には一度進度の報告を入れる、などです。

逆に、おおざっぱな相手であれば、朝依頼された仕事は、目途がついたら、または終礼時の報告でよい場合もあるでしょう。

仕事の重要度・緊急度

相手が「急ぎ」「とても大切」と考えている仕事であれば、1時間で終了しそうであっても、5分後に一度などのペースで進度を伝える必要があります。

「1週間で終了します」などと目途を相手に伝えているのであれば、1日ごと、3日おきと定期的な連絡が必要でしょう。

じゃあどのタイミングならいいの！？

「○○ができてから」「このタイミングでいいのか」と迷ってしまうこともありますが、考えているうちに時間が経ってしまっては、よい伝え方とは言えないでしょう。

相手が「このタイミングで一度連絡がほしい」というタイミングがベストですが、一概に「このタイミングがベスト」とはなりません。

そこで、相手の性格と、仕事の重要性を考えていきます。

相手が細かな人で、仕事が重要・緊急である場合は、自分が思っているよりも1段階ペースアップして報告が必要でしょう。

相手の考え方や性格をよく観察しておくことが大切になってくる、ということです。

相手と自分のパターンを観察する

相手の性格、仕事の重要性は自分では変えることはできません。

しかし、相手の性格、仕事の重要性によって、自分の対応方法を変えることはできます。

自分の対応のクセ、連絡頻度なども把握しておく必要があるので、意識するとよいでしょう。

報告相手がお客様であれ上司であれ、報告の頻度・方法を柔軟に変えられる、「できる人」を目指しましょう！