就活お役立ち講座㉟「1日の時間管理をしよう」

就労移行支援事業所リスタートでは、毎週月曜日就活対策講座を行っています。

就活対策講座では、ビジネスマナーや面接の練習など、就職活動をする上で必要なスキルを学んでいます。

「就活お役立ち講座」では、今まで講座で行ったものの復習や、今後必要となってくるであろうスキルについて紹介していきます。

時間管理の必要性

仕事をしていると、あっという間に時間が過ぎて、やるべきことがなかなか進まないと感じたことはないでしょうか？

急な対応などが続き自分の仕事を進められないと、心に余裕がなくなっていき、疲労がたまったり集中力や意欲が落ちてしまったりしてしまいます。

そして、仕事の効率も落ちていき、終わらない仕事が溜まっていき負の連鎖になってしまうこともあります。

そのような事態になると、周囲の人は「仕事が遅い」「要領が悪い」といった印象を持ち、仕事を任せることに不安をもってしまいます。

そうならないためにも時間の管理が必要となってきます。

時間管理ができる人は、話題の番組や本をチェックしていたり、自分の時間を確保していることが多いです。

では、なぜそのようなことが可能なのでしょうか。

それは、時間の管理をしているからです。

彼らは仕事の合間や移動時間を見つけて企画の情報収集をしたり、自分の仕事のペースを計算してリフレッシュの時間をスケジュールに含めていたり工夫をしています。

そういった工夫があるので、仕事に追われて1日を終えることがないのです。

時間をうまく使えるようになるために、時間を管理することを身につけていきましょう。

1日における時間管理のポイント

時間管理のポイントをご説明します。

大切なことは、「ムダな時間」を自覚することです。

1日のスケジュールを細かく書き出してみましょう。

どの作業にどれだけ時間がかかっているか、何もしていない時間はどれくらいあるのかなど、無駄な時間を視覚的に把握することが大事です。

①ルーティーンワークは時間を決める

メールチェックやアポイント取りなどのルーティーンワークは時間を決めて行うとよいでしょう。

午前中は集中力が最も高いとされる時間です。

メールチェックしたら、早急に返信する必要があるものとそうでないものを振り分けることもポイントとなります。

②複数の仕事を長時間行わない

「見積書作成」「メール対応」「アポイント入れ」など、同じ時間に複数のものを入れると、ごちゃごちゃになってしまい整理ができなくなってしまいます。

13時～14時は見積書作成、14時～15時はアポイント入れなど、細かく時間を設定しましょう。

そうすると、結局何も進んでいないなどの事態にならずに集中して業務に向き合うことができます。

③情報収集は効果的に

情報収集を仕事の時間に行うよりも、帰宅後や隙間時間を見つけて行うのが効果的です。

会社では集めた情報を整理したり、資料作成の時間にあてたりするのがよいです。

ただ、ずっと考えてしまって仕事とプライベートを分けて考えられないと難しいので、どういったときに情報収集するかをあらかじめ決めておくとよいです。