土曜プログラム「メモが苦手な理由と対処方法」

上手にメモができない！

本日は、就労移行支援事業所 リスタートの土曜開所日です。

土曜特別プログラムとして、今回はメモの取り方について紹介しました。

メモをとるってどういうこと？

仕事というのは、１）指示を聞き、２）遂行し、３）終わったら報告をする、という流れがあります。

報連相については昨日ケーススタディを行いましたが、報連相をするためにも指示を聞く部分が重要。

こちらも仕事をする上で必須のスキルです。

指示を間違えて聞いていたり、数字を間違えていたりするとトラブルになったり、怒られたりしてしまうことも。

メモの取り方のニガテを今のうちに克服しておきましょう！

要点って何？という声

「メモは取るけど、聞きながら要点を抑えて、そこだけメモするというのが苦手」
という人は、並行作業が苦手なのかもしれません。要点というのはおよそ、目的と、方法と、注意すべきこと。これらを事前にフォーマットにして手元においておきましょう。

プログラムではメモをとりながら聞いていますか？　プログラムで紹介したフォーマットを手元に用意しておき、プログラム内でメモをとる練習をしていきましょう。

聞くことに集中できない

「書くことに集中してしまって、発言を聞き逃してしまう」
「わからない言葉や気になる言葉が出てくると意識がそちらに向いてしまう」
といった方もいます。

こちらもメモ形式を予め用意しておくことで少しは改善できますが、何より大切なのが「〇〇ということで合っていますか？」と自主的に確認をすること。曖昧だと感じた部分ほど自分が勘違いしていることが多いので、しっかり認識を相手とすり合わせておきましょう。

また時間が経つほど「もっと早く質問してきてよ」と思われてしまうので、メモをとった直後に復習し覚えている限りの情報を追記。そして忘れていること・気になったことがあると気づいたら当日中に聞きに行きましょう。

「何をどこに書いたか」忘れてしまう

「メモを取っても同じことを何度も聞いてしまう」
「同じミスを繰り返してしまう」
といった場合は、情報の整理がうまくできていないことが原因かもしれません。

まず、メモは１ページに何件も書くのではなく、１件につき１ページにしましょう。余白があるほど追加情報を記入しやすいのもメリットです。

さらに、メモにタイトル（その作業の目的）をつけるようにします。仕事・作業の目的を理解していないままでは指示が頭に入りません。仕事のタイトルを自分でつけられないということは、仕事の目的や要点がわかっていないということで、「この仕事はメモをとったぞ」とメモ帳を見返してもどのページかわからなくなってしまうでしょう。メモを取り終えた後でもいいので、自分から「〇〇の業務についてですよね」と確認をしてタイトルをつけましょう。