新聞読解「都、指示のコツを指針で」/ PC講座「ビジネス文書作成実践 社内文書③ 議事録」
新聞読解「都、指示のコツを指針で」
以下、記事の要約です。
東京都は２３日、生成ＡＩ（人工知能）の業務活用を始めた。
職員約５万人が米オープンＡＩの「ChatGPT」を利用し、文書要約や企画立案の参考に使う。
効果的な活用のため利用ガイドラインには具体例を交えた指示のコツなどを盛り込み、禁止事項で縛り付けないよう工夫した。
後発で導入する都内自治体にも参考にしてもらう。
このテーマについての利用者さんの意見
- 入力データが収集されてしまわないようにする必要がある。
- 新しい技術を取り入れる時には指導方法が重要。
- 個人情報の取扱いに気を付けて利用して欲しい。
新たな技術を取り入れるにあたって、利用方法の周知や徹底は大切な課題ですね。
PC講座「ビジネス文書作成実践 社内文書③ 議事録」
PC講座では各自の進度に合わせて学習をすることができます。
パソコン初心者の方は画面の見方、マウスの使い方、タイピングといった基本操作を学習。
慣れてきた方や経験者の方は、様々なソフトを使って実践問題。
自分のペースで慣れていきながら、確実にスキルを身に着けていくことができます。
今週は、「社内文書」の「議事録」について詳しく見ていきます！
議事録とは
議事録とは、簡単にいうと「会議で話し合った内容などを文字に起こして記録したもの」です。単純に覚えておくために記録するだけではなく、会議の参加者やその他の関係者に対して、会議の内容を共有する目的もあります。そのため、議事録は正確性が求められる重要な記録です。
議事録がないと、あとで伝達漏れによるトラブルにつながりかねません。会議で決まったことや業務における変更点、改善点などを議事録で明確にしておくと、共有した人の誤認や伝達ミスがなくなり業務が円滑に進みます。
議事録を作成する目的
議事録は、会議で話し合ったことや決定事項を記録し、他者と共有することを目的としています。そのため、当日欠席した人などがあとから見ても理解できる議事録を作成する必要があります。
① 決定事項の共有
議事録を作成する主な目的は情報共有です。会議の内容や決定事項を議事録で共有することで、会議に参加しなかった人にも決定事項を正確に伝えることが可能です。
② 認識のすり合わせ
会議の内容や決定事項、タスク（課題）などを記載することで内容が明確化され、担当者や期限の把握など認識のズレが起こりにくくなります。認識のすり合わせを行うことで、トラブルやミスを防ぐことができ、効率よく確実な業務を進めることができるようになります。
③ 発言者の明確化
「誰が言ったのか」を明確にすることも目的の1つ。発言者を明確にすることで、会議の決定事項における責任の所在を明らかにすることが可能です。責任の所在が明確でないと、担当がわからない、引き継ぎがきちんと行われない、期日までに業務が完了しない、といったトラブルになりかねません。トラブルを避けるためにも発言者を明確に記載し、責任の所在を明らかにしておく必要があります。
④ 各々のタスク（課題）の確認
議事録は決定事項を共有するのと同時に、各々のタスク（課題）の確認を行うことができます。会議での決定次項に付随するタスクを明確に記載することで、次の行動が理解しやすくスムーズに行動に移すことできます。
議事録はタスクの確認に加えて、担当者や期限の把握も行えるため情報の漏れがないように記載しましょう。
議事録に書く内容
議事録に記載する一般的な項目は以下のとおりです。通常の会議の議事録は、会議の内容を共有して、活用するためにあるので、その目的が達成できていれば、特別な形式や厳密な決まりはありません。ですが、議事録を有効に活用するために、はっきりさせておきたいポイントはいくつか存在します。また、その職場で作成された過去の議事録があるので、その内容を確認し、書き方を統一することで議事録が見やすく、分かりやすいものになります。
① 表題（会議の名称）
表題（会議の名称）は必須です。何についての会議で何の書類かがひと目でわかるように表題を記入します。
① 開催日時
会議を行った年月日や時間を記載。いつ行われた会議なのかをはっきりさせることで、決定事項が、いつの時点のものなのかがわかるようになります。
③ 開催場所／出席者（＋作成担当者）
会議が行われた場所を記載。Zoomなどのオンライン会議の場合は、それぞれの拠点の簡単な所在地を。また、その拠点から誰が参加していたのか、どんなツールを使った会議なのか、また、各拠点を合わせて参加者が何名だったのかも併せて記載しましょう。（氏名、役職、社外から参加の場合は会社名も）
④ 議事
どのような議題で、何について話し合ったのかを記載。あらかじめアジェンダ（会議を円滑に行うための予定や議題）を用意しておくと、それに沿って議事録を書くことができます、また、事前に用意した資料なども添付すると内容も充実します。
⑤ 決定事項（会議で決定したこと）
議題ごとに、どのような議事や決定がなされたのかを記載。各人の意見や質問と回答なども、あとで決定の経緯を説明するために必要であると思われる場合には記録に残します。議事と決定事項は、箇条書きなどを使って簡潔かつ具体的に記載。議事に対して、どういう展開で、どんな結論が出されたのかを明記します。
⑥ 議論内容（決定に至った理由）
定事項を理解しやすくするため、導き出された背景や具体的にどのような提案、議論が行われた末の結論なのか、経緯を記載。決定事項ごとに記載ができるとベスト。
⑦ アクションプラン（決定事項をうけてやるべきこと、誰が何をいつまでに実行するのか）
会議の決定事項の先に、具体的な行動を結び付けておく必要があります。実行計画について担当部門がいつまでに物事の方針を立てて処置していくか、外部の業者の選定をどの部署がいつまでに行うか、具体的な行動や課題について記載します。
⑧ 今後の課題／保留事項（今回は棚上げした課題、今後さらに検討すべき事項）
緊急度や優先順位を考慮しつつ、今回の会議では決定に至らなかった事柄の中で「今後会議で取り上げて決定をしていくべきこと」があれば、備忘録として記載。
⑨ 次回の会議日時と議題
会議には週ごとや月ごとに開催される「定例会議」と、特定のテーマについて開催される「プロジェクト会議」に分けられるかと思います。どちらも一度の会議でなにかを決定して終わることはなく、今回決定した事項を実行していくうえでの懸案の検討や次の決定事項が控えているものです。そこで会議の最後に決められた、次回の会議日時と課題を記録します。
⑩ 議事録作成者
議事録作成のポイント
前述したとおり、議事録は会議後、チームメンバーと情報を共有する必要があります。そのため、わかりやすく、誰でも理解できるように仕上げることが大切です。
① 事前に準備をする
スムーズ、かつ、わかりやすい議事録を書くコツは、事前に会議のポイントを把握し、準備をしっかり行うことです。何が目的で何を決める会議なのか、意見やアイデアを出し合う会議なのかなどを明確化しておきます。また、「会議名、日時、場所、参加者、議題」などの基本項目はあらかじめ記入しておきます。過去の議事録のフォーマットやテンプレートがあれば、効率的に事前準備が進むので確認しておきましょう。
② できるだけたくさんメモをとる
議事録を書いた経験が少ない人なら、慣れない会議の場で、最初から要る要らないの情報の選定をする余裕がないと思います。そういう方は、全部メモを取るつもりでメモを取り、最後に必要のない情報を省いていくスタイルがおススメ。特に具体的な数値や日時が出てきたらしっかりメモを取るのを忘れずに。
③ 敬語は使わず「だ・である調」で簡潔に箇条書き
議事録は「いつ誰が読んでも短時間で把握できる」のが理想なので、敬語の「ですます」は省き、「だ・である調」を使って、「要点のみを箇条書き」にするのがセオリー。たくさんの参加者がいる場合、人名につける敬称や役職名なども冗長になるので、議事録内に「敬省略」と断りを記載して、役職名などは省いてもOK。会議後にまとめるだけでなく、「会議中から頭の中を箇条書き」モードにしておくとGood。決定事項はもちろんですが、「決定に至るまでの賛成意見と反対意見」も箇条書きで整理。あと「誰が発言したのか」も必要になります。また、会話の中でよく登場する「この・その・あの・どの」といった曖昧な、いわゆる「こそあど言葉」は、全て具体的な言葉に置きかえて明確に記載し、誤解の発生を防ぎます。
④ 不明な点は会議中に確認する
議事録作成を任された方が、会議に出てきた用語や参加者の関係性などをつかみにくいときもあります。これらを理解できないまま議事録を作成すると、会議内容の理解が深まらないだけでなく、決定事項の証拠を残すための議事録として役割を果たさなくなる可能性も高くなります。「会議中にわからない用語が出てきたらメモに残しておく」「会議中に質問できる環境であればその場で解決しておく」などに気をつけましょう。また会議終了後に先輩や上司に確認して、正しく理解したあとに議事録を作成します。
⑤ ５Ｗ１Ｈを意識する
5W1Hは、ビジネス文書を作成する時には特に重要です。5W1Hの要素を書き出すことで、情報を漏れなく、わかりやすく記載することができます。
⑥ 素早く提出する
編集やデザインに時間をかけず、「提出までのスピード最優先」もポイント。会議参加者・関係者に議事録を送るタイミングの一般的な目安は24時間以内とされています。議事録は、会議に参加していない関係者へ情報共有を促す役割も担っているため、会議終了から提出までに時間差があると、業務にマイナスの影響を及ぼす可能性が出てきます。迅速な提出を心がけていきましょう。
