新聞読解「『はい論破』と言う子の導き方」/ PC講座「ビジネス文書作成実践 社外文書①」
目次
新聞読解「『はい論破』と言う子の導き方」
以下、記事の要約です。
友達との会話中や授業中に「はい論破」「それってあなたの感想ですよね」などと言って、相手を言い負かそうとする子が増えているという。
そんな態度をとる子に、親はどう対応すべきか。
このテーマについての利用者さんの意見
- アサーションのスキルが学生時代に習えると嬉しい。
- ファシリテーターなど練習できると良い。
- 論破した側とされた側のケアが必要。
- 影響力がある人も子供に影響があることを理解して欲しい。
今後はストーリーテリングの機会があると良いですね！
PC講座「ビジネス文書作成実践 社外文書①」
PC講座では各自の進度に合わせて学習をすることができます。
パソコン初心者の方は画面の見方、マウスの使い方、タイピングといった基本操作を学習。
慣れてきた方や経験者の方は、様々なソフトを使って実践問題。
自分のペースで慣れていきながら、確実にスキルを身に着けていくことができます。
今週は、「社外文書」について詳しく見ていきます！
1 社外文書の概要
社外文書とは、その名の通り取引先やお客様、得意先など、自社以外へ向けた文書のことです。
取引を円滑に行ったり、取引先との関係を良好に保つ上で重要な文書です。
会社間で取り交わされる改まった文書なので、尊敬語や謙譲語、言葉使いや表現、挨拶の文言などは、より丁寧に書く必要があります。
礼儀を欠いた表現や言葉があると、書いたその人個人ではなく、所属している会社全体の姿勢と資質が問われることになります
2 社外文書の役割
① 正確に伝えられる
電話や口頭のみでの情報伝達では、聞き間違いなどで誤解が生じてしまう場合がありますが、文書であれば、誤解やミスをなくせるため、正確な情報を多くの人に伝えられます。また、多くの人が同じ認識をもっていれば、効率よく仕事を進められます。
② 読み手に好感を与える
社外文書は、時候のあいさつや頭語・結語など、ある程度形式が決まっています。そのため、失礼な文書を作って失敗する心配があまりありません。また、適切な言葉づかいをするだけではなく、「連絡が遅くなり、申し訳ありません」など一言添えれば、より相手に気持ちが伝わります。丁寧な文章で相手に好感を与えることができれば、商談などもスムーズに進みます。
③ 証拠になる
文字としての情報は、信頼できる証拠として活用できます。口頭のみの情報伝達では、時間の経過とともに内容が曖昧になります。特に複雑な内容の商談や、お互いの契約内容の認識が異なっている場合などでは、証拠となるものがないと、のちのちトラブルが発生する可能性もあります。ドキュメントとしての文書があれば、時間が経過しても正確な内容をいつでも確認でき、トラブルを回避できます。
3 社内文書の種類
社外文書には大きく分けて「取引に関する文書」と「案内・通知に関する文書」の2種類あります。各文書によって細かな言い回しは変わってきますが、相手を尊重し礼儀を大切にするのはどの文書も同じです。。
① 取引に関する文書
社外文書の中でも、直接取引に関係するものは特に重要です。取引先などに通知や依頼をする文書になるため、作成や取扱いは慎重に行います。また、これらの文書の書き方には厳格な決まりがないので、職場で使用しているテンプレートに沿って作成しましょう。
・見積書 ・請求書 ・注文書 ・照会状 ・回答状 ・催促状 ・申込書 ・承諾書 ・断り状
・陳謝状 ・顛末書 ・始末書
② 案内・通知に関する文書
直接取り引きには関係ありませんが、社外の取引先などに対して、何かしらの案内や通知を行う場合に用いられます。これらの文書は、社交的な意味合いもあるので、頭語・結語、時候のあいさつは入れるのが基本。
・案内状 ・挨拶状 ・招待状 ・紹介状 ・祝賀状 ・見舞状 ・弔慰状
4 社外文書を書く時のポイント
① 社名は正式名称で書く
「（株）〇〇」ではなく、「株式会社〇〇」と表示する。
② 社内文書以上に慎重な配慮を
誤字・脱字、敬語の使い方、文章表現に気を配る。
③ 相手を尊重し、礼儀を重んじる
催促状や抗議文でも、敬意を評した文章表現が求められる。
④ 敬体文（です・ます体）を使用する
社外文書だから、もちろん敬体で文を書く。
⑤ 数字やデータは正確に書く
数字やデータは間違えると、相手に迷惑をかけることになる。事前に確認して、正確に書くよう心がける。
