新聞読解「携帯通信の支出2割減」/ PC講座「ビジネス文書作成実践　社外文書」

新聞読解「携帯通信の支出2割減」

以下、記事の要約です。

携帯電話の通信料が安くなっている。

設定料金は主要国最低の水準となり、個人の支出はピーク時から2割ほど減少した。

政府主導で進めた「官製値下げ」が徐々に浸透し、各社は競争を繰り広げる。

このテーマについての利用者さんの意見

• 消費者のコスト意識が高まった
• 気づいたら携帯料金が安くなっていた
• 食卓の時も携帯を見る時代になってしまった
• 海外では必要な分を購入には驚いた

今後も品質の向上と適切料金でお願いしたいですね！！

PC講座「ビジネス文書作成実践　社外文書」

PC講座では各自の進度に合わせて学習をすることができます。

パソコン初心者の方は画面の見方、マウスの使い方、タイピングといった基本操作を学習。

慣れてきた方や経験者の方は、様々なソフトを使って実践問題。

自分のペースで慣れていきながら、確実にスキルを身に着けていくことができます。

今週は、「社外文書」について詳しく見ていきます！

1 社外文書の概要

社外文書とは、その名の通り取引先やお客様、得意先など、自社以外へ向けた文書のことです。

取引を円滑に行ったり、取引先との関係を良好に保つ上で重要な文書です。

会社間で取り交わされる改まった文書なので、尊敬語や謙譲語、言葉使いや表現、挨拶の文言などは、より丁寧に書く必要があります。

礼儀を欠いた表現や言葉があると、書いたその人個人ではなく、所属している会社全体の姿勢と資質が問われることになります。

2 社外文書の役割

① 正確に伝えられる

電話や口頭のみでの情報伝達では、聞き間違いなどで誤解が生じてしまう場合がありますが、文書であれば、誤解やミスをなくせるため、正確な情報を多くの人に伝えられます。

また、多くの人が同じ認識をもっていれば、効率よく仕事を進められます。

② 読み手に好感を与える

社外文書は、時候のあいさつや頭語・結語など、ある程度形式が決まっています。

そのため、失礼な文書を作って失敗する心配があまりありません。

また、適切な言葉づかいをするだけではなく、「連絡が遅くなり、申し訳ありません」など一言添えれば、より相手に気持ちが伝わります。

丁寧な文章で相手に好感を与えることができれば、商談などもスムーズに進みます。

③ 証拠になる

文字としての情報は、信頼できる証拠として活用できます。

口頭のみの情報伝達では、時間の経過とともに内容が曖昧になります。

特に複雑な内容の商談や、お互いの契約内容の認識が異なっている場合などでは、証拠となるものがないと、のちのちトラブルが発生する可能性もあります。

ドキュメントとしての文書があれば、時間が経過しても正確な内容をいつでも確認でき、トラブルを回避できます。

3 社内文書の種類

社外文書には大きく分けて「取引に関する文書」と「案内・通知に関する文書」の2種類あります。

各文書によって細かな言い回しは変わってきますが、相手を尊重し礼儀を大切にするのはどの文書も同じです。。

① 取引に関する文書

社外文書の中でも、直接取引に関係するものは特に重要です。

取引先などに通知や依頼をする文書になるため、作成や取扱いは慎重に行います。

また、これらの文書の書き方には厳格な決まりがないので、職場で使用しているテンプレートに沿って作成しましょう。

・見積書　・請求書　・注文書　・照会状　・回答状　・催促状　・申込書　・承諾書　・断り状　・陳謝状　・顛末書　・始末書

② 案内・通知に関する文書

直接取り引きには関係ありませんが、社外の取引先などに対して、何かしらの案内や通知を行う場合に用いられます。

これらの文書は、社交的な意味合いもあるので、頭語・結語、時候のあいさつは入れるのが基本。

・案内状　・挨拶状　・招待状　・紹介状　・祝賀状　・見舞状　・弔慰状

4 社外文書を書く時のポイント

① 社名は正式名称で書く

「（株）〇〇」ではなく、「株式会社〇〇」と表示する。

② 社内文書以上に慎重な配慮を

誤字・脱字、敬語の使い方、文章表現に気を配る。

③ 相手を尊重し、礼儀を重んじる

催促状や抗議文でも、敬意を評した文章表現が求められる。

④ 敬体文（です・ます体）を使用する

社外文書だから、もちろん敬体で文を書く。

⑤ 数字やデータは正確に書く

数字やデータは間違えると、相手に迷惑をかけることになる。事前に確認して、正確に書くよう心がける。

5 社外文書の基本的構成

①文書番号と発行年月日
右最上部に文書番頭と文書の発信日を記載。文書番号を記載しない企業もあるため、職場のフォーマットに従う。

②受信者（宛名）
文書を送る相手を左揃えで記載。相手が複数の場合は「○○各位」。組織に宛てる場合は「御中」。個人に宛てる（組織名＋役職＋）氏名＋様。

③発信者
文書を発信する人の部署名と氏名を右揃えで記載。一般的に発信者は受信者と対等な立場の人にする。組織名、役職、氏名どれも略さず必要なら印鑑。

④件名
文書の件名を中央揃えにして記載。フォントを大きくしたり太字にしたり。件名だけで文書の趣旨が伝わるよう簡潔に。

⑤前文
【1】頭語（拝啓、拝復、前略）。【2】時候の挨拶。【3】相手の発展を喜ぶ言葉。【4】日頃の感謝の言葉。
の順に。

⑥主文
「さて」「早速ですが」などの定型的な接続詞が使われることが多い。敬語を使い丁寧な表現で。

⑦結語
頭語（拝啓など）に合った結語を記載。「拝啓、拝復」なら「敬具」。「前略」なら「早々」など。

⑧記書き
複数の内容を伝えたい場合には、本文の下に「記」としるし、内容を箇条書きで記載。

⑨記書きの結語
内容に続きがないことを示す「以上」を記載。

⑩担当者名
発信者とは別に担当者がいる場合は、担当者の所属・名字・電話番号などを記載。