リス太のビジネスマナー講座-仕事の報告をしよう!- 話しかけ方、タイミング、まとめ方を覚える

前回までの内容はコチラ!

報連相のキホン!

進捗を報告しよう!

前に、ほうれんそうは大事だよって話をしたよね。
 
覚えてる?
組織のルール
報告・連絡・相談だよね!
K君、さすがだね。でも、報告をするタイミングとか、いざ報告をするとなったときに、何をどう伝えていいかわからなくなってしまうこともあると思うんだ。
 
そこで今日はポイントをいくつか押さえていくよ。

報告の目的は・・・?

報告っていってもいろいろあるよね?
 
例えば、業務が終わった時に、「終わりました」の報告、
これからこんなことを始めますという報告だったり。
 
タイミングと目的をちょっと整理してみようか。

仕事を始める前

今日一日、どんなスケジュールで仕事に取り組むか、今取り組んでいる仕事内容を報告する。

予定した仕事が完了したとき

仕事が完了したこと、他に自分が受け持っている仕事、それらの仕事の進捗状況などを報告する。

予定通りに進んでいないとき

現在の進捗状況を把握してもらい、遅れてしまっている原因の特定および、その解決方法を検討するため状況を報告する。

仕事の状況によって報告のタイミングは違ってくるね。
なにか困ったことがあったときは?
困ったときや、ミスをしてしまったときって言い出しにくいよね・・・。
 
でも後回しにするとどんどん状況が悪くなってしまうことも・・・。
 
なので早目に報告するようにしよう!
そうだよね・・・。あとで取り返しがつかなくなってからじゃ遅いよね。
 
ミスしたときは言いにくいけど、早目に言ったほうがいいね。

報告のタイミングは・・・?

実際に上司に声をかけるとき、忙しそうでなかなかタイミングがつかめないんだよね・・・。
基本的には上司が席にいるとき、持ち場にいるときがいいよ。
 
電話中、会議中、打ち合わせ中、対応中、外出しようとしているときなどは避けよう。
なるほど~。じゃあ、なんて声をかけるのがいいかな?
「お忙しいところ、申し訳ございません。仕事の進捗状況を報告したいのですが、今お時間よろしいでしょうか?」みたいな感じで、
・上司の時間をとってしまうことへの謝罪

・目的

・今時間は大丈夫か?

ということを伝えよう!
 
もし、忙しいと言われたら「いつ頃なら都合がよろしいでしょうか?」と目安になる時間を聞いておくといいね。

報告の内容は・・・?

でも声は掛けられても、うまく報告がまとめられないかも・・・。
「何が」、「いつまでに」、「どのくらい」、「どんな内容で」完了したのかを正確に伝えよう。メモしておくのもいいかもね。
 
なにか完成して見せられるものがあればそれも見せて、一緒にチェックしてもらおう。その後、新たな指示があった場合はその指示に従おう。

 

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