リス太のビジネスマナー講座 -ビジネスメールの基本とマナー-

前回までの内容はコチラ!

 

K君:メールを送っておいてって先輩に頼まれちゃった!よーし、絵文字もたっぷり使っていいメールを作るぞ!

リス太:ちょっと待って!ビジネスメールは私用で使うメールとは違って色々と約束事があるけど、K君大丈夫?

K君:えっ?ほんと!? どうしよう、普段の調子で打っちゃってたよ!

リス太:危ない危ない・・・。 ビジネスメールについての決まり事についてやっていこう。

 

ビジネスメールの基本マナー

K君:そもそも、どうしてビジネスメールは普通のメールとは違うのかな?

リス太:相手が不在でも簡単に用件を伝えられるメールは、ビジネスにおいて欠かせないものだよね。

でも、だからこそ、書き方によって相手に誤解を与えたり、気分を害したりしてしまって、トラブルに発展する可能性もあるんだ。

K君:確かに・・・。社会人としてのメールマナーを身に着けるのは大事なことなんだね。

リス太:ビジネスメールで注意しないといけないところをまとめてみたよ!

 

① 宛先のメールアドレスを間違えない

K君:わかるな~。スペルを1文字間違えて届かなかったー!なんて経験があるよ。

リス太:届かなかっただけならまだいいんだけど、もしもそれでたまたま他の人の元に届いてしまったら、企業の機密情報が漏れてしまう可能性もあるんだよ。

K君:ああっ! ・・・今度からは、入力間違いがないかこれまで以上に慎重に確認するようにしないと。

 

② 件名はわかりやすく

リス太:メールの内容が一目でわかるように、件名はわかりやすく書こう!

K君:「引継ぎの件」とか、「昨日の訪問について」みたいな感じかな?

リス太:それから、誰からのメールかわかるように自分の会社名や名前を入れておくといいよ!

K君:「引継ぎの件(株式会社リスタート・K君)」 できた!

 

③ 絵文字・修飾メールは送らない

K君:絵文字だけじゃなくて、太字や色付きの文字も送っちゃいけないの?

リス太:相手にもよるんだけど、環境によっては装飾を加えたHTMLメールや、ローマ数字や絵文字などの機種に依存する文字は見られない場合もあるんだよ。

K君:そっか。それなら、テキストのみのメールが安心だね。

 

④ 添付ファイルに要注意!

リス太:メールに添付してデータを送る機会は多いけど、その時に気を付けるのはどんな点か、K君わかる?

K君:えーと、大きさかな?あんまり大きいと、開くのにも時間がかかっちゃうから

リス太:そうだね。時間がかかるだけでなくて、相手の環境によっては1~2MBを超えるデータは受信できないなんて場合もあるから、大きいファイルは圧縮しておくなど対策を考えよう。

K君:あ!それから形式も!送られてきたデータのバージョンが古くて開けなかった、なんてことがあるよ。

リス太:うんうん。相手側に開くソフトウェアは入っているのか、互換性はあるのか、なんてことも考えないといけないね。

 

⑤ 本文は見やすく読みやすく!

リス太:ビジネスメールを書き始めたら、まずは冒頭に宛先の名称を書こう。

順番は、企業・団体名⇒肩書き⇒相手の氏名⇒敬称 となるよ。

K君:

リスタート商事
営業部
リス美 様

こんな感じかな。

リス太:次に、簡単な挨拶を添えて、自分を名乗ろう。

K君:差出人のアドレスだけじゃ、判断がつかないこともあるもんね。

リス太:そうしたら本文に入るよ。空白行を上手く使って、読みやすい文にすることを心掛けよう。

K君:うーん、1行が35文字くらいになったら改行すると見やすいかも!

リス太:本文を書き終えたら、最後に忘れず署名を入れよう。

必要な項目は・・・

①企業名
②企業の住所
③所属部署
④自分の氏名
⑤連絡先
⑥メールアドレス

ってところかな。

K君:文中で名乗っていても改めて名前を載せることや、差出人からわかるとしてもメールアドレスをしっかり記載することなんかを忘れないようにしないと。

リス太:企業によっては、署名の表記が指定されている場合もあるから、先輩や同僚に予め聞いておこう!