伝え方のコツその8　~理由がわかれば安心~

伝えられたことの”意味”、わかってますか？

失敗例①　マニュアルを改良したい！

~数日後~

失敗例②　指示通りにやったのに・・・

～数時間後～

• 手順、自分なりのアレンジをしたい
• 社内で共有されてるマニュアル、非効率的じゃない？
• 意味のないことだと思うのに必要って・・・なぜ？
• 言われたことをやったのに、違うと言われる
• 指示を的確に理解できていないことがある

”意味”をとらえる意識をしよう

 

指示を受けたり、マニュアルを読んだりしたとき、「非効率的だ」「もっといいやり方を思いついた」と思ったことはありませんか？

校訓、社訓を見て「こんなの常識だ」「なんでこんな意味のないことを」などと思ったことはありませんか？

もしそう感じたとしても、一度立ち止まり、そのマニュアル・校訓・社訓の意味を考えます。

どうしてこんな非効率的なことを？

どうしてこんな当たり前のことを？

理由は何でしょうか。

非効率だけれども、この手順でないと、トラブルが起きたときに原因がわからず、対策をとれないから。

当たり前だけれども、意外とできていないから、身についていないから。

当然のことだけれども、目標地点まで到達するのには時間がかかるから。

自分の方が効率的だ、当たり前のことはできている、と感じていても、周囲からの評価は違ったものなのかもしれません。

当たり前のようで、非効率的なことでも、このように、理由や意味を持っています。

簡単だ、と思うことほど、その指示の意味、背景、理由を考えるようにしたいものです。

逆に、伝える時も同様、その言葉の意味、背景、理由を合わせて伝えられると、納得してもらいやすく、またトラブルも防ぎやすいのです。

まずはきちんとマニュアル通りにやろう

簡単だ、できている、と思っていても、まずは教わった通りに実行するものです。

とつぜん自己流にアレンジを加えてしまうと、先ほどの例のようにトラブルが起きても対応しきれない場合があります。

何より、「指導通りにできない」と評価が下がってしまいます。

そのマニュアル、ルールがある背景はなんでしょうか。

簡単でもやらなければいけない理由は、「改めるのが手間だから」だけではないはずです。

基本をおさえてほしいから、他の人との共有の手間が省けるから。

勝手に工程を変えてしまうと、他の人に迷惑がかかってしまう場合もあります。

他の人と働いている、ということを踏まえると、様々な理由があるのです。

気になる点は提案を

まずはしばらくは教わった通りに行う、ということでした。

しかし、しばらく作業をしていると、「この方が効率的なのでは？」と、より効率的な方法を見つけることがあります。

また、「このやり方であっているのか？　目的はなんだっけ？」と感じることがあります。

その場合は、まずは先輩や上司に相談してみます。

このときに、偉そうな態度では、相手は聞く耳を持ってはくれません。

受け取る側の考えと違うことを伝える可能性があるので、控えめな姿勢で伝えましょう。

また、この場合も「意味」を意識する必要があります。

いままでと違う手順をする理由は？

メリットとデメリットは？

手順だけでなく、その背景をきちんと伝えることで、相手を説得しやすくもなるのです。