新聞読解「解約料高すぎ」/ PC講座「ビジネスメールの基本を覚えよう！」

新聞読解「解約料高すぎ」

以下、記事の要約です。

商品の購入やサービスの解約料が「高すぎる」といった相談が全国の消費生活センターに年間3万件超寄せられる状態が続いている。

事業者が被った損害に関する法律上の規定もあるものの、算出基準が曖昧でトラブルが相次ぐ。

このテーマについての利用者さんの意見

• 議論した後の結果が遅すぎる。
• 解約料の明記は大きくして欲しい。
• サービスによって仕方ないのもある。
• なんでも予約しやすくなった。

今後は平均的な損害に注目していきたいですね！

PC講座「ビジネスメールの基本を覚えよう」

PC講座では各自の進度に合わせて学習をすることができます。

パソコン初心者の方は画面の見方、マウスの使い方、タイピングといった基本操作を学習。

慣れてきた方や経験者の方は、様々なソフトを使って実践問題。

自分のペースで慣れていきながら、確実にスキルを身に着けていくことができます。

今週は、最近新しい利用者さんが増えてきたので、改めて「ビジネスメールの基本」の解説と、練習問題に挑戦していただきました！

ビジネスメールの基本を覚えよう！

「普段からスマホでメールやLINEを使っているから、仕事のメールも楽勝！」

…という方もいるかと思いますが、実は仕事のメールにはいくつか基本ルールがあり、そのルールを守らないと「失礼な人だな…」「メールの意味が分からない…」などと思われてしまう可能性があります。
そこで、今回は【ビジネスメールを送る時の基本ルール】を知り、実践していきましょう。

【ビジネスメールを送る時の基本ルール】

ビジネスメールを送る時の基本ルールは、ざっくり６つあります。

【１】件名は用件がひと目で分かるように書く
【２】本文の最初には必ず宛名を書く
【３】宛名に続いて始めのあいさつ文を書く
【４】用件は短く簡潔に書く
【５】文末に締めのあいさつ文を書く
【６】署名を書く

【１】件名は用件がひと目で分かるように書く

ビジネスメールでは、件名がとても重要な意味を持っています。

ビジネスパーソンの多くは、メールの件名だけを見て、その重要度や内容を予測して、優先順位をつけてメールをチェックしていくことが多いからです。

件名には、そのメールの用件がひと目で分かるような言葉を書くのがルールと覚えておきましょう。

また、メールをあとから見返す時に、件名で検索するケースがあるため、検索しやすい言葉を使うと親切です。

よく、スマホのメールで、「おはようございます」「お世話になっております」「ありがとうございました」などのあいさつを件名にする人もいますが、ビジネスメールでこれはNGです。

最悪の場合、迷惑メールだと思われて、読んでもらえない可能性もあります。

【２】本文の最初には必ず宛名を書く

メールの本文の最初には、必ず宛名を書き、いきなり用件から入らないようにします。

社外の人にメールする時には、「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本です。

相手が役職の人なら、「役職」を部署名の後ろに書き、名前の後ろには「様」と付けます。

社内の人にメールする時は、「会社名」や「部署名」は不要です。

「姓」だけを「さん」、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的で、「●●さん」「●●部長」といった形になります。

【３】宛名に続いてはじめのあいさつ文を書く

宛名の次には、はじめのあいさつ文を書きます。

あいさつ文は一般的な定型文があるため、いちいち考える必要はありません。

メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」から始めて、「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗ります。

社内の人には「お疲れ様です」から始めて、「自分の部署」「自分の名前」の順で書きます。

アレンジが必要になるのは、初めての相手にメールする時や、しばらく連絡をとっていなかった相手にメールをする時くらいです。

【４】用件は短く簡潔に書く

メイン部分の用件は、とにかく短く、簡潔にまとめましょう。

伝えるべき内容だけ整理して、相手がひと目で理解できるように書きます。

まず、用件のポイントを最初に書き、そのあとに詳細や補足事項を書いていくと、読みやすいメールになります。

適切なところで改行したり、一行あけて段落を作るなど、見栄えにも注意しましょう。

【５】文末に締めのあいさつ文を書く

用件を書き終えたら、締めのあいさつ文を書きます。

通常は「何卒よろしくお願いいたします」でOKです。

その他、確認や検討を依頼する時は、「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」「ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします」などといった形にアレンジします。

【６】署名を書く

署名（またはシグネチャー）とは、メールの文末に記載する、自分の会社名や氏名、連絡先のことです。

通常は、「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が記載されています。

ほとんどのメールソフトには、一度設定すれば署名が入力できる機能が付いています。

署名の形式や内容は、会社によって決まっていることが多いので、同僚や上司の署名を真似して設定しておくのがおススメです。

 
問題１
株式会社グッドワンの担当者が「吉田 真由美」に変更になった時の【件名】を考えてみましょう。

問題２
株式会社エクラ、総務部の係長、森島 僚さん宛てにメールする時の【宛名】を考えてみましょう。

問題３
「グリーンテック株式会社」の「●●●●（あなたの名前）」が社外にメールする時の【始めのあいさつ文】を考えてみましょう。

問題４　
次の文章を【読みやすい用件】に書きかえてみましょう。

問題５
次の内容を参考に、【取引相手に送るメール】を作成してみましょう。

 
今週は久しぶりにビジネスメールの基本はどんなことがあるのか？をみていきました！

家族や友人へ送るメッセージとは全く違うのがビジネスメールです。

６つの基本ルールとは違う形で取引先などにメールを送ってしまうと、送信した人のみならず、部署または会社全体の信用に繋がりかねません。

６つのルールをふまえ、「このメール送っておいて」とお願いされた時にすぐに対応できるようにしたいですね！